利用Outlook 2010的“會議室查找工具”高效安排小組會議

新建小組會議

利用Outlook 2010中的“小組日歷”(已配置Exchange郵箱帳戶)，可以輕松查找到小組成員的空閑時間，有助于小黃快速確定小組會議的召開時間。

1、在Outlook 2010“日歷”窗口中，選中自己的日歷，以及所有小組成員的日歷。

2、此時，在右側的“日程安排視圖”中，可以快速查找到小組成員的空閑時間，鼠標雙擊空閑時間頂部的單元格，即可安排和所有成員的會議。

3、在隨即打開的新建會議窗口中，系統(tǒng)已自動將小組成員的收件地址填充到了“收件人”文本框中，同時也安排好了會議的召開時間。

查找空閑會議室

新建小組會議時，除了要選擇好會議的召開時間，已讓大家都能按時參加會議外，還要考慮“會議地址”的選擇，以防與公司其他部門發(fā)生“撞車”現(xiàn)象。

1、在新建的小組會議窗口中，單擊“地點”文本框后的【會議室】按鈕。

2、在隨即打開的“選擇會議室:所有會議室”對話框中，選擇所有會議室資源(由Exchange管理員創(chuàng)建的會議室郵箱)，單擊下方的【會議室】按鈕，以將其添加到后面的文本框中。

3、單擊【確定】按鈕關閉對話框，此時，在“會議室查找工具”任務窗格中，系統(tǒng)自動給出了當前指定會議時間段內(nèi)所有可用的會議室資源。雙擊其中的一個會議室，如“會議室2”，即可將其確定為當前會議的召開地點。

4、會議室確定完成后，接下來，只需輸入會議“主題”，以及會議的詳細信息，最后單擊【發(fā)送】按鈕，即可將該會議邀請發(fā)送給小組成員。