如何利用Office 2013的郵件合并功能制作帶照片的文檔

一、準(zhǔn)備工作

有大量相同格式的文檔，變動(dòng)部分很有規(guī)律時(shí)，才考慮使用郵件合并功能。

制作帶照片的證書等文檔，需要準(zhǔn)備：

1、每個(gè)學(xué)生的照片(照片名稱為學(xué)生姓名，大小等格式最好一致);

2、數(shù)據(jù)源EXCEL文檔(存放學(xué)生信息和照片信息);

3、WORD主文檔(出入證樣本);以上文件存放在同一目錄中。

二、插入圖片的操作方法

郵件合并僅插入文字域，操作相對(duì)簡(jiǎn)單，此處略過(guò)(可參閱Word 2013郵件合并功能的使用方法一文)。

數(shù)據(jù)源文件示例：

主文檔文件示例：

插入圖片的操作方法：

1、光標(biāo)定位到需要插入照片的位置，依次選擇：插入、文檔部件、域，從域列表選擇“IncludePictrue”，在文件名中隨意輸入1個(gè)字母或數(shù)字，比如“a”，確定。

2、點(diǎn)擊照片顯示位置，按“SHIFT+F9”組合鍵將顯示域代碼，選中英文引號(hào)中的“a”，依次選擇：郵件、插入合并域、“照片名”(示例文件照片名稱字段名)，如果不顯示圖片可按“F9”刷新域即會(huì)顯示域結(jié)果。

合并后的效果圖：

三、常見問題探討

1、為什么三類文件要存放在同一目錄?

首先是方便，可以拷貝到任意目錄下運(yùn)行;其次，如果不存放在同一目錄或者要引用其他目錄下的文件，EXCEL輸入路徑信息比較麻煩，比如常用目錄格式中的“\”必須用“\\”代替，如{IncludePictrue “d:\\照片\\{MergeField “照片名”}” \* MERGEFORMAT};再次，域代碼的大括號(hào)“{}”，必須使用通過(guò)插入域的方式或快捷鍵“CTRL+F9”插入，直接通過(guò)鍵盤輸入是無(wú)效的。

2、合并到新文檔后，為什么不顯示圖片或只顯示一個(gè)相同的圖片?

對(duì)新文檔進(jìn)行全選(快捷鍵“CTRL+A”)，再按F9刷新域。

如果確定操作方法正確，合并后的文檔中照片仍然不能正確顯示，請(qǐng)將“照片名”中的地址修改為絕對(duì)路徑，如：“d:\\照片\\001.jpg”，在EXCEL文件中還是比較容易操作的(數(shù)據(jù)源示例文件中有公式示例)。

3、圖片大小和位置問題

圖片如需靈活定位，可插入一個(gè)文本框，去掉邊框等屬性，將圖片放置到文本框中。示例中要求圖片像素大小一致，就是為了避免大小不一致問題。