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使用Word制作個人信息調(diào)查表的操作技巧

提問人:劉團圓發(fā)布時間:2021-08-24

  由于某種原因,公司需要每位員工的信息調(diào)查表,而往往公司只有全公司員工的基礎(chǔ)信息表格(如圖)。我們要怎樣才能快速摘錄Excel表格里的信息,制作成一個個Word信息調(diào)查表呢?如果要手動錄入全部信息,效率是非常低的,所以我們要掌握直接調(diào)用Excel內(nèi)容的方法,操作步驟請看下文。

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  1、在Word中做成需要填寫信息的基礎(chǔ)表格,然后切換Word選項卡到“郵件”,點擊“選擇收件人—使用現(xiàn)有列表”;

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  2、在選取數(shù)據(jù)源對話框中,選擇你的Excel信息統(tǒng)計文件;

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  3、選擇默認(rèn)的表單,本例中為“Sheet1”;

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  4、回到Word文檔,切換選項卡到“視圖”,單擊“大綱視圖”;

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  5、這時,圈選表格標(biāo)題,在“大綱”選項卡中,選擇“1級”;

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  6、然后,繼續(xù)切換選項卡到“郵件”,單擊每一個Word表格中的空白項,并在“插入合并域”對話框選擇相應(yīng)的Excel數(shù)據(jù)項,如姓名、性別、性別、出生日期等,一一對應(yīng);

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  7、制作完成后,應(yīng)該如圖例中所示,每個空白表格都有標(biāo)識內(nèi)容如{MERGEFIELD姓名}等等;

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  8、不用理會這些,繼續(xù)操作,點擊“郵件”選項卡中的“完成并合并”中的“編輯單個文檔”,選擇默認(rèn)的“全部”點擊確定;

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  9、這時候,Word文檔已經(jīng)自動完成填充,生成與Excel統(tǒng)計信息中對應(yīng)的姓名表格統(tǒng)計信息,并且變成了一個獨立的“信函1”文檔。但是這些文檔都是合并在同一個Word文檔下,要分發(fā)給每個人不僅要繼續(xù)調(diào)整Word文檔,還需要打印后再手工裁切,非常麻煩。這就需要最后一個步驟了,按下Ctrl+A全選內(nèi)容,切換到“大綱”選項卡然后點擊“顯示文檔—創(chuàng)建”,然后點擊保存,系統(tǒng)就會自動將其拆分成對應(yīng)人數(shù)數(shù)量的Word文檔,這樣再依次打印就可以了。

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