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如何在Excel中使用公式來實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)快速錄入?

提問人:周麗平發(fā)布時(shí)間:2021-08-17

1、啟動(dòng)Excel并打開工作簿,工作簿中“工資表”的結(jié)構(gòu)如圖1所示。打開“統(tǒng)計(jì)表1”工作表,選擇B3:I20單元格區(qū)域,在編輯欄中輸入公式“=IF($A3="","",VLOOKUP($A3,工資表!$A:$I,MATCH(B$2,工資表!$2:$2,0),0))”,按Ctrl+Enter鍵結(jié)束公式輸入。在A3單元格中輸入員工編號(hào),則其右側(cè)相應(yīng)單元格中將自動(dòng)輸入對(duì)應(yīng)的信息,如圖2所示。

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圖1 “工資表”的結(jié)構(gòu)

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圖2 使用VLOOKUP()函數(shù)和MATCH()函數(shù)獲得信息

提示

MATCH()函數(shù)可以在單元格區(qū)域中搜索指定項(xiàng),并返回該項(xiàng)在單元格區(qū)域中的相對(duì)位置。VLOOKUP()函數(shù)可以搜索單元格區(qū)域的第一列,然后返回該區(qū)域相同行上單元格中的值。在這里,使用MATCH()函數(shù)在“工資表”的第2行獲取對(duì)應(yīng)字段的位置列號(hào),使用VLOOKUP()函數(shù)在“工資表”的A列搜索對(duì)應(yīng)的員工編號(hào)并返回編號(hào)所定義行的信息,這樣就可以實(shí)現(xiàn)輸入編號(hào)后的信息自動(dòng)錄入。

2、打開“統(tǒng)計(jì)表2”工作表,選擇B3:I20單元格區(qū)域,在編輯欄中輸入公式“=IF($A3="","",HLOOKUP(B$2,工資表!$A$2:$I$20,MATCH($A3,工資表!$A$2:$A$20,0),01)”,按Ctrl+Enter鍵結(jié)束公式輸入。在A3單元格中輸入員工編號(hào),則其右側(cè)的單元格中自動(dòng)錄入其他信息,如圖3所示。

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圖3 使用HLOOKUP()函數(shù)和MATCH()函數(shù)獲取信息

提示

HLOOKUP()函數(shù)在表格或數(shù)值數(shù)組的首行查找指定的數(shù)值,其可以在表格或數(shù)組中指定行同一列中返回一個(gè)數(shù)值。其與VLOOKUP()函數(shù)的區(qū)別在于,其是在數(shù)據(jù)區(qū)域的首行搜索值,返回同一列第N行的值;而VLOOKUP()函數(shù)是在數(shù)據(jù)區(qū)域的首列搜索值,返回同一行第N列的值。在這里,使用MATCH()函數(shù)在“工資表”的A列搜索員工編號(hào)的位置行號(hào),使用HLOOKUP()函數(shù)在“工資表”的第2行搜索列字段,返回對(duì)應(yīng)列字段及其信息,這樣就可以實(shí)現(xiàn)輸入編號(hào)后的信息自動(dòng)錄入。

3、打開“統(tǒng)計(jì)表3”工作表,選擇B3:I20單元格區(qū)域,在編輯欄中輸入公式“=INDEX(工資表!$A:$I,MATCH($A3,工資表!$A:$A,0),MATCH(B$2,工資表!$2:$2,0))”,按Ctrl+Enter鍵結(jié)束公式輸入。在A3單元格中輸入員工編號(hào),則其右側(cè)的單元格中自動(dòng)錄入其他信息,如圖4所示。

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圖4 使用INDEX()函數(shù)和MATCH()函數(shù)獲取信息

提示

INDEX()函數(shù)可以返回表格或區(qū)域中的值或?qū)χ档囊?。這里使用兩個(gè)MATCH()函數(shù)分別獲取員工編號(hào)和列字段的位置列號(hào),然后使用INDEX()函數(shù)來引用行列號(hào)交叉區(qū)域的單元格的內(nèi)容,這樣就可以實(shí)現(xiàn)輸入編號(hào)后的信息自動(dòng)錄入。

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