怎么在Word文檔中插入當前日期并自動更新?
如下圖所示為一份常見的文檔,文件擬訂者希望在每次打印時,最后的落款日期能夠自動更新,應該如何操作?本文講述了在Word文檔中插入當前日期并自動更新的方法。
圖1 紅頭文件
解決方案一
利用“日期和時間”功能在文檔中插入當前日期。
操作方法
※利用“日期和時間”功能在文檔中插入當前日期※
步驟1、將光標定位到需要插入當前日期處。
步驟2、如圖 2所示,單擊“插入”選項卡→“文本”組中的“日期和時間”按鈕,打開“日期和時間”對話框。
圖2 打開“日期和時間”對話框
步驟3、如圖 3所示,在“語言(國家/地區(qū))”下拉列表框中選擇“中文(中國)”,在“可用格式”列表框中選擇“二〇一三年六月一日”格式,且勾選“自動更新”復選框,單擊“確定”按鈕,即可插入當前的日期和時間。
圖3 插入“日期和時間”
解決方案二
利用域代碼在文檔中插入當前日期。
操作方法
※利用域代碼在文檔中插入當前時間※
步驟1、將標光定位到需要插入當前日期處。
步驟2、按<Ctrl+F9>組合鍵,錄入一對域括號,在括號中錄入以下域代碼:
{ Date \@ "EEEE年O月A日" }
步驟3、按<Shift+F9>組合鍵,將域代碼轉換為域結果,即可看到“二〇一四年八月一日”效果。
知識擴展
※什么是域※
Microsoft Word 中的域用作文檔中可能會更改的數(shù)據(jù)的占位符,即域就是引導Word在文檔中自動插入文字、圖形、頁碼或其他信息的一組代碼。Word中的域與Excel中的函數(shù)相似,每個域都有一個唯一的域名,也有自已固定的結構。以插入當前日期的Time域代碼為例,看域的構成,如圖 4所示。
圖4域的構成
域特征字符:即一對花括號{ }。它類似于在Excel當中錄入公式時必須先要錄入一個“=”,不過它不能使用鍵盤直接輸入,而是按下<Ctrl+F9>組合鍵輸入的域特征字符。
域名稱:上式中的“Date”即被稱為“Date域”,Word 2010提供了9大類共74種域。
域開關:上式中的“\@”,在域代碼中,為完成某些特定的操作而增加的指令,使用不同的域開關與同一個域名組成的域代碼,可以得到不同的域結果。
域結果:即是域的顯示結果,類似于Excel函數(shù)運算以后得到的值,在word中,要將域代碼轉換成域結果,主要有以下方法。
方法1:將光標定位在域代碼上,單擊右鍵單擊,在彈出的快捷菜單中選擇“更新域”命令進行更新,如果是剛錄入的域代碼,則在彈出的快捷菜單中選擇“切換域代碼”命令將域代碼轉換成域結果。
方法2:光標定位在域代碼中,按<F9>鍵進行更新。
方法3:利用切換視圖狀態(tài)更新域,也就是說在不同的文檔視圖間切換,可以將域代碼轉換成域結果。
方法4:單擊“打印預覽”方式,可以將域代碼轉換成域結果。
※錄入域代碼注意事項※
在鍵盤錄入域代碼時應注意以下幾點。
1、域特征字符,即一對花括號{ },只能通過按<Ctrl+F9>組合鍵生成。
2、域名和域開關中的字母可以不區(qū)分大小寫,域代碼中文字符和特殊符號,但域名、域開關以及代碼中包含的逗號、括號、引號等必須在英文狀態(tài)下錄入。
3、域名與域開關之間的空格不能省略,否則會出錯。
4、無論域代碼有多長,都不能強制換行,否則會出錯。
※與域有關的快捷鍵匯總※
在Word中手動插入域時,經(jīng)常需要用到的快捷鍵如表 1所示。
表1 與域相關的快捷鍵
※Date域※
語法:{ Date \@”日期和時間格式” }
用途:插入當前日期。
常見的日期格式域代碼如表 2所示。
表2 Date域中的日期和時間指令
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