怎么在Word文檔中插入當前日期并自動更新？

如下圖所示為一份常見的文檔，文件擬訂者希望在每次打印時，最后的落款日期能夠自動更新，應該如何操作？本文講述了在Word文檔中插入當前日期并自動更新的方法。

圖1 紅頭文件

解決方案一

利用“日期和時間”功能在文檔中插入當前日期。

操作方法

※利用“日期和時間”功能在文檔中插入當前日期※

步驟1、將光標定位到需要插入當前日期處。

步驟2、如圖 2所示，單擊“插入”選項卡→“文本”組中的“日期和時間”按鈕，打開“日期和時間”對話框。

圖2 打開“日期和時間”對話框

步驟3、如圖 3所示，在“語言(國家/地區(qū))”下拉列表框中選擇“中文(中國)”，在“可用格式”列表框中選擇“二〇一三年六月一日”格式，且勾選“自動更新”復選框，單擊“確定”按鈕，即可插入當前的日期和時間。

圖3 插入“日期和時間”

解決方案二

利用域代碼在文檔中插入當前日期。

操作方法

※利用域代碼在文檔中插入當前時間※

步驟1、將標光定位到需要插入當前日期處。

步驟2、按<Ctrl+F9>組合鍵，錄入一對域括號，在括號中錄入以下域代碼：

{ Date \@ "EEEE年O月A日" }

步驟3、按<Shift+F9>組合鍵，將域代碼轉換為域結果，即可看到“二〇一四年八月一日”效果。

知識擴展

※什么是域※

Microsoft Word 中的域用作文檔中可能會更改的數(shù)據(jù)的占位符，即域就是引導Word在文檔中自動插入文字、圖形、頁碼或其他信息的一組代碼。Word中的域與Excel中的函數(shù)相似，每個域都有一個唯一的域名，也有自已固定的結構。以插入當前日期的Time域代碼為例，看域的構成，如圖 4所示。

圖4域的構成

域特征字符：即一對花括號{ }。它類似于在Excel當中錄入公式時必須先要錄入一個“=”，不過它不能使用鍵盤直接輸入，而是按下<Ctrl+F9>組合鍵輸入的域特征字符。

域名稱：上式中的“Date”即被稱為“Date域”，Word 2010提供了9大類共74種域。

域開關：上式中的“\@”，在域代碼中，為完成某些特定的操作而增加的指令，使用不同的域開關與同一個域名組成的域代碼，可以得到不同的域結果。

域結果：即是域的顯示結果，類似于Excel函數(shù)運算以后得到的值，在word中，要將域代碼轉換成域結果，主要有以下方法。

方法1：將光標定位在域代碼上，單擊右鍵單擊，在彈出的快捷菜單中選擇“更新域”命令進行更新，如果是剛錄入的域代碼，則在彈出的快捷菜單中選擇“切換域代碼”命令將域代碼轉換成域結果。

方法2：光標定位在域代碼中，按<F9>鍵進行更新。

方法3：利用切換視圖狀態(tài)更新域，也就是說在不同的文檔視圖間切換，可以將域代碼轉換成域結果。

方法4：單擊“打印預覽”方式，可以將域代碼轉換成域結果。

※錄入域代碼注意事項※

在鍵盤錄入域代碼時應注意以下幾點。

1、域特征字符，即一對花括號{ }，只能通過按<Ctrl+F9>組合鍵生成。

2、域名和域開關中的字母可以不區(qū)分大小寫，域代碼中文字符和特殊符號，但域名、域開關以及代碼中包含的逗號、括號、引號等必須在英文狀態(tài)下錄入。

3、域名與域開關之間的空格不能省略，否則會出錯。

4、無論域代碼有多長，都不能強制換行，否則會出錯。

※與域有關的快捷鍵匯總※

在Word中手動插入域時，經(jīng)常需要用到的快捷鍵如表 1所示。

表1 與域相關的快捷鍵

※Date域※

語法：{ Date \@”日期和時間格式” }

用途：插入當前日期。

常見的日期格式域代碼如表 2所示。

表2 Date域中的日期和時間指令