實(shí)用技巧:修訂與比較
1、開啟/關(guān)閉修訂模式
如上圖(word2013),點(diǎn)擊審閱,左鍵單擊選擇修訂圖標(biāo),便進(jìn)入修訂模式;或者點(diǎn)擊修訂下面的小三角出現(xiàn)下拉菜單后再選擇。
其他版本:2010和2007的步驟和布局相同,2003則是工具→修訂,如下圖
進(jìn)入修訂模式后,便可以保留所有track——更改文檔,先開修訂。
2、修訂與查看
上圖是修訂模式下同一部位的不同顯示狀態(tài),左側(cè)灰色或紅色的作用在于:
1)標(biāo)記修訂位置;
2)明確修訂的顯示狀態(tài)——紅色(上左圖):隱藏狀態(tài),此時(shí)只顯示更改后的內(nèi)容,便于直接審閱更改后的內(nèi)容;
灰色(上右圖):顯示狀態(tài),此時(shí)顯示更改、刪除或添加的內(nèi)容,便于進(jìn)行更改前后對比。
鼠標(biāo)左鍵單擊該線條,即可實(shí)現(xiàn)兩種狀態(tài)的切換。
3、接受/拒絕和結(jié)束修訂
顯而易見,對于在修訂模式下的更改內(nèi)容而言,無論是刪除還是添加,接受是指接受刪除或添加,拒絕則是撤銷刪除或添加內(nèi)容而保留原內(nèi)容。操作方式有兩種,一是可以直接將光標(biāo)置于修訂處,點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵(下左圖);二是在菜單欄上進(jìn)行選擇,注意菜單欄中既可以逐條選擇,也可以選擇全部接受或全部拒絕(下右圖)。
結(jié)束修訂即取消文檔的修訂模式,可以直接左鍵點(diǎn)擊菜單欄中的修訂(即開啟修訂處)取消修訂,也可以在菜單欄中的接收或拒絕下拉菜單中直接選擇“接受所有更改并停止修訂”或“拒絕所有更改并停止修訂”(上圖左)。
注意:
多次修訂:重新打開文檔(無論是否重新開始新的修訂)進(jìn)行修訂時(shí),系統(tǒng)均自動(dòng)視為新的修訂,并自動(dòng)以不同顏色區(qū)分。
字?jǐn)?shù):修訂過程中,刪除文字(如前面圖中)不計(jì)入word文檔的字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)。復(fù)制:修訂過程中,無法復(fù)制刪除文字(如前面圖中)。
鎖定:修訂下拉菜單中可選擇鎖定修訂,設(shè)置該文檔修訂保護(hù)密碼,防止他人取消修訂。
比較
Word自帶對比操作簡單功能實(shí)用,主要用于對比同一文檔的不同版本之間的差別,或合并同一文檔的不同修訂版本。
以下面兩文檔為例:
文檔一(作為原文檔):
文檔二(作為修訂文檔):
操作步驟:
如下圖,選擇審閱→比較→比較
彈出下面的對話框↓
分別瀏覽選擇原文檔和修訂的文檔,點(diǎn)擊確定,即顯示下述對比結(jié)果↓
保存對比文件后,則生成帶有修訂標(biāo)記的原文檔,如下圖↓
注意:
對比時(shí),帶有修訂格式的文檔自動(dòng)視為全部接受修訂,及對比修訂后的內(nèi)容。
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