提高文檔審閱效率的方法？

01、折疊or展開(kāi)：讓界面疏朗明了

有時(shí)候Word文檔內(nèi)容較多，查閱時(shí)會(huì)很不方便。我們可以給文檔設(shè)置一個(gè)“自動(dòng)化折疊按鈕”，只需點(diǎn)擊標(biāo)題就可以展開(kāi)或折疊文檔的主要內(nèi)容，不論是折疊還是展開(kāi)，都能隨心所欲，讓頁(yè)面變得清新簡(jiǎn)單。

具體操作：

① 先設(shè)定級(jí)別

首先，我們要知道，Word內(nèi)容的折疊/展開(kāi)功能，是基于大綱級(jí)別進(jìn)行設(shè)置的，那么我們第一步就要先為文本設(shè)定級(jí)別，這里，我們可以通過(guò)Word內(nèi)置樣式來(lái)設(shè)置。

以下面的Word文檔為例，選中所有標(biāo)題，然后點(diǎn)擊【樣式】，選擇【標(biāo)題1】的樣式，這樣就設(shè)置好級(jí)別了。

② 再設(shè)定折疊規(guī)則

按【Ctrl+A】鍵全選所有內(nèi)容，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的菜單欄中選擇【折疊/展開(kāi)】，在下級(jí)子菜單里選中【折疊標(biāo)題】或者【折疊所有標(biāo)題】即可。

③ 進(jìn)行效果測(cè)試

此時(shí)，我們看到除了歌名，所有的內(nèi)容都被折疊起來(lái)。點(diǎn)擊標(biāo)題左側(cè)的三角符號(hào)，可展開(kāi)/折疊內(nèi)容。

技巧提示：文檔內(nèi)容可以通過(guò)折疊，使頁(yè)面疏朗有致。有時(shí)候，如果我們只是單純的審閱文檔，還可以將占了界面六分之一的功能區(qū)折疊起來(lái)，騰出更多的顯示空間，給到我們的文檔內(nèi)容。

使用鼠標(biāo)左鍵雙擊任意選項(xiàng)卡名稱，即可展開(kāi)或者折疊功能區(qū)。注意，按【Ctrl+F1】鍵同樣可以輕松折疊/展開(kāi)功能區(qū)。

02、閱讀便利貼：書簽的妙用

除了在文檔頁(yè)面和Word界面上進(jìn)行設(shè)置之外，我們還可以借用小工具“書簽”，來(lái)提高文檔審閱效率。就像平時(shí)我們所用的閱讀便利貼，“書簽”能夠隨時(shí)幫我們進(jìn)行記憶、靶向定位。

具體操作：

① 點(diǎn)擊【插入】-【鏈接】-【書簽】，在彈出的“書簽”對(duì)話框中為書簽命名。同時(shí)，可以根據(jù)名稱或位置對(duì)書簽進(jìn)行排序，然后點(diǎn)擊【添加】按鈕。

② 在需要審閱某節(jié)內(nèi)容時(shí)，打開(kāi)【書簽】列表，選擇對(duì)應(yīng)的書簽進(jìn)行定位，就可以跳轉(zhuǎn)到對(duì)應(yīng)內(nèi)容。

03、為您導(dǎo)航：想看哪就點(diǎn)哪

文件看多了，大腦CPU過(guò)度使用，看到后面忘了前面，要怎么辦？可開(kāi)啟“導(dǎo)航窗格”，讓它為你導(dǎo)航，想看哪就點(diǎn)哪，超級(jí)方便。

① 導(dǎo)航窗格之標(biāo)題導(dǎo)航

審閱長(zhǎng)文檔時(shí)，最煩惱的就是要在不同章節(jié)來(lái)回查看，這個(gè)時(shí)候，我們只需要開(kāi)啟【導(dǎo)航窗格】，在【標(biāo)題】導(dǎo)航下點(diǎn)擊標(biāo)題內(nèi)容，進(jìn)行任意跳轉(zhuǎn)。

注意：利用標(biāo)題導(dǎo)航，同樣需要文檔有套用標(biāo)題樣式，或者設(shè)置大綱級(jí)別的，才能實(shí)現(xiàn)。

② 導(dǎo)航窗格之頁(yè)面導(dǎo)航

對(duì)于沒(méi)有套用標(biāo)題樣式，或未設(shè)置大綱級(jí)別的文檔，想要快速審閱內(nèi)容，可以通過(guò)【導(dǎo)航窗格】里的“頁(yè)面”導(dǎo)航，進(jìn)行頁(yè)面定位查看。

③ 導(dǎo)航窗格之結(jié)果導(dǎo)航

如果你想要查閱文檔中某個(gè)具體內(nèi)容（如文本、腳注、批注、圖形、公式等）時(shí)，就可用【導(dǎo)航窗格】里的【結(jié)果】導(dǎo)航，快速搜索內(nèi)容。

04、善待眼睛：用耳朵“看”文檔

對(duì)于幾十甚至上百頁(yè)的文檔，如果需要仔細(xì)審閱，看不了幾頁(yè)，可能大腦和眼睛就會(huì)同時(shí) “抗議吶喊”。

這時(shí)，用上下面這一招，可解放雙眼，用耳朵代替眼睛“看”文檔，還能治語(yǔ)句不通順的毛病。

具體操作：

① 單擊【文件】-【選項(xiàng)】，在“Word選項(xiàng)”對(duì)話框中選擇【快速訪問(wèn)工具欄】選項(xiàng)卡，選擇【下列位置選擇命令】-【不在功能區(qū)中的命令】-【朗讀】命令，點(diǎn)擊【添加】按鈕，將【朗讀】功能添加到快速訪問(wèn)工具欄，點(diǎn)擊“確定”按鈕。

② 選擇需要閱讀的內(nèi)容，點(diǎn)擊快速訪問(wèn)工具欄里的【朗讀】按鈕，可直接朗讀所選文本，輕松切換到“聽(tīng)書”模式。