提高文檔審閱效率的方法?
01、折疊or展開(kāi):讓界面疏朗明了
有時(shí)候Word文檔內(nèi)容較多,查閱時(shí)會(huì)很不方便。我們可以給文檔設(shè)置一個(gè)“自動(dòng)化折疊按鈕”,只需點(diǎn)擊標(biāo)題就可以展開(kāi)或折疊文檔的主要內(nèi)容,不論是折疊還是展開(kāi),都能隨心所欲,讓頁(yè)面變得清新簡(jiǎn)單。
具體操作:
① 先設(shè)定級(jí)別
首先,我們要知道,Word內(nèi)容的折疊/展開(kāi)功能,是基于大綱級(jí)別進(jìn)行設(shè)置的,那么我們第一步就要先為文本設(shè)定級(jí)別,這里,我們可以通過(guò)Word內(nèi)置樣式來(lái)設(shè)置。
以下面的Word文檔為例,選中所有標(biāo)題,然后點(diǎn)擊【樣式】,選擇【標(biāo)題1】的樣式,這樣就設(shè)置好級(jí)別了。
② 再設(shè)定折疊規(guī)則
按【Ctrl+A】鍵全選所有內(nèi)容,點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵,在彈出的菜單欄中選擇【折疊/展開(kāi)】,在下級(jí)子菜單里選中【折疊標(biāo)題】或者【折疊所有標(biāo)題】即可。
③ 進(jìn)行效果測(cè)試
此時(shí),我們看到除了歌名,所有的內(nèi)容都被折疊起來(lái)。點(diǎn)擊標(biāo)題左側(cè)的三角符號(hào),可展開(kāi)/折疊內(nèi)容。
技巧提示:文檔內(nèi)容可以通過(guò)折疊,使頁(yè)面疏朗有致。有時(shí)候,如果我們只是單純的審閱文檔,還可以將占了界面六分之一的功能區(qū)折疊起來(lái),騰出更多的顯示空間,給到我們的文檔內(nèi)容。
使用鼠標(biāo)左鍵雙擊任意選項(xiàng)卡名稱,即可展開(kāi)或者折疊功能區(qū)。注意,按【Ctrl+F1】鍵同樣可以輕松折疊/展開(kāi)功能區(qū)。
02、閱讀便利貼:書簽的妙用
除了在文檔頁(yè)面和Word界面上進(jìn)行設(shè)置之外,我們還可以借用小工具“書簽”,來(lái)提高文檔審閱效率。就像平時(shí)我們所用的閱讀便利貼,“書簽”能夠隨時(shí)幫我們進(jìn)行記憶、靶向定位。
具體操作:
① 點(diǎn)擊【插入】-【鏈接】-【書簽】,在彈出的“書簽”對(duì)話框中為書簽命名。同時(shí),可以根據(jù)名稱或位置對(duì)書簽進(jìn)行排序,然后點(diǎn)擊【添加】按鈕。
② 在需要審閱某節(jié)內(nèi)容時(shí),打開(kāi)【書簽】列表,選擇對(duì)應(yīng)的書簽進(jìn)行定位,就可以跳轉(zhuǎn)到對(duì)應(yīng)內(nèi)容。
03、為您導(dǎo)航:想看哪就點(diǎn)哪
文件看多了,大腦CPU過(guò)度使用,看到后面忘了前面,要怎么辦?可開(kāi)啟“導(dǎo)航窗格”,讓它為你導(dǎo)航,想看哪就點(diǎn)哪,超級(jí)方便。
① 導(dǎo)航窗格之標(biāo)題導(dǎo)航
審閱長(zhǎng)文檔時(shí),最煩惱的就是要在不同章節(jié)來(lái)回查看,這個(gè)時(shí)候,我們只需要開(kāi)啟【導(dǎo)航窗格】,在【標(biāo)題】導(dǎo)航下點(diǎn)擊標(biāo)題內(nèi)容,進(jìn)行任意跳轉(zhuǎn)。
注意:利用標(biāo)題導(dǎo)航,同樣需要文檔有套用標(biāo)題樣式,或者設(shè)置大綱級(jí)別的,才能實(shí)現(xiàn)。
② 導(dǎo)航窗格之頁(yè)面導(dǎo)航
對(duì)于沒(méi)有套用標(biāo)題樣式,或未設(shè)置大綱級(jí)別的文檔,想要快速審閱內(nèi)容,可以通過(guò)【導(dǎo)航窗格】里的“頁(yè)面”導(dǎo)航,進(jìn)行頁(yè)面定位查看。
③ 導(dǎo)航窗格之結(jié)果導(dǎo)航
如果你想要查閱文檔中某個(gè)具體內(nèi)容(如文本、腳注、批注、圖形、公式等)時(shí),就可用【導(dǎo)航窗格】里的【結(jié)果】導(dǎo)航,快速搜索內(nèi)容。
04、善待眼睛:用耳朵“看”文檔
對(duì)于幾十甚至上百頁(yè)的文檔,如果需要仔細(xì)審閱,看不了幾頁(yè),可能大腦和眼睛就會(huì)同時(shí) “抗議吶喊”。
這時(shí),用上下面這一招,可解放雙眼,用耳朵代替眼睛“看”文檔,還能治語(yǔ)句不通順的毛病。
具體操作:
① 單擊【文件】-【選項(xiàng)】,在“Word選項(xiàng)”對(duì)話框中選擇【快速訪問(wèn)工具欄】選項(xiàng)卡,選擇【下列位置選擇命令】-【不在功能區(qū)中的命令】-【朗讀】命令,點(diǎn)擊【添加】按鈕,將【朗讀】功能添加到快速訪問(wèn)工具欄,點(diǎn)擊“確定”按鈕。
② 選擇需要閱讀的內(nèi)容,點(diǎn)擊快速訪問(wèn)工具欄里的【朗讀】按鈕,可直接朗讀所選文本,輕松切換到“聽(tīng)書”模式。
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