實(shí)用技巧:Word排版的應(yīng)用
一、分節(jié)-找到進(jìn)階之路的入口
分節(jié)是Word排版中最為關(guān)鍵也是很容易忽視的一個(gè)技巧,是頁(yè)碼、目錄、頁(yè)眉頁(yè)腳等操作的基礎(chǔ),分節(jié)的妙用注意看后面幾個(gè)部分,此處只介紹如何“分節(jié)”。
首先,為什么要分節(jié)?分節(jié)是為了將一個(gè)由多部分內(nèi)容組成的大篇幅文章在結(jié)構(gòu)上分成多個(gè)小節(jié),讓電腦程序知道每一部分起于何處而又終于何處。
其次,怎么分節(jié)?比武方案中有1個(gè)總體方案和13個(gè)專項(xiàng)方案,也就是說(shuō)共14個(gè)小節(jié),那我需要在每一部分的結(jié)尾處插入分節(jié)符(路徑:頁(yè)面布局>分隔符>分節(jié)符>下一頁(yè),如下圖所示),重復(fù)此操作,完成全篇的分節(jié)。
二、標(biāo)題-為每個(gè)小節(jié)起個(gè)名字
光整個(gè)文章有題目還不行,每個(gè)小節(jié)都要有名字,而且是電腦程序認(rèn)得出來(lái)的名字,讓電腦程序得知道這是標(biāo)題,而不是普通的正文。
如何編寫標(biāo)題?選中該小節(jié)的題目,在開始菜單的標(biāo)題欄內(nèi)點(diǎn)擊“標(biāo)題1”,讓題目變成電腦可以認(rèn)出來(lái)的標(biāo)題。(見下圖)
你可以根據(jù)自己喜好對(duì)標(biāo)題1的格式進(jìn)行修改,操作路徑:右鍵點(diǎn)擊“標(biāo)題1”。(見下圖)
重復(fù)這一操作,為每小節(jié)設(shè)定標(biāo)題。
三、頁(yè)眉-為報(bào)告添加導(dǎo)航功能
通常,我們看到的Word報(bào)告頁(yè)眉就是個(gè)報(bào)告的題目,但是我們?cè)诳凑?guī)出版物時(shí),奇數(shù)頁(yè)眉和偶數(shù)頁(yè)眉通常是不一樣的,偶數(shù)頁(yè)眉通常是報(bào)告的總標(biāo)題,奇數(shù)頁(yè)眉則是各小節(jié)的標(biāo)題,讓讀者清楚地知道目前讀的是哪一部分,就像是導(dǎo)航一樣。那我們不禁會(huì)問(wèn):如何實(shí)現(xiàn)這一專業(yè)效果?
點(diǎn)擊菜單欄“插入”,點(diǎn)擊“頁(yè)眉”,點(diǎn)擊“空白”,得到的效果是這樣的:
正常來(lái)說(shuō),我們只要在【在此處鍵入】處輸入我們想要的標(biāo)題就可以了,但是如果我們?nèi)绻雽?shí)現(xiàn)奇數(shù)頁(yè)眉顯示小節(jié)標(biāo)題的話,那在這個(gè)例子中,我們就需要輸入14個(gè)小節(jié)標(biāo)題,且需要設(shè)置每節(jié)不同(具體設(shè)置下面再講),效率很低。如何快速實(shí)現(xiàn)?注意:見證奇跡的時(shí)刻即將到來(lái)。頁(yè)眉處于編輯狀態(tài)時(shí),點(diǎn)擊“插入”,點(diǎn)擊“文檔部件”,選擇“域”,在彈出框中選擇“StyleRef”,在域?qū)傩灾羞x擇“標(biāo)題1”(“標(biāo)題1”這個(gè)名字很熟悉有木有,就是前文中我們?yōu)槊啃」?jié)添加的標(biāo)題),點(diǎn)擊“確定”。
奇跡誕生。注意看,頁(yè)眉是不是變成第一小節(jié)的標(biāo)題”總體方案“了,其它小節(jié)也是變成小節(jié)標(biāo)題,是不是異常地高效簡(jiǎn)捷。(大家注意留意在頁(yè)眉的右下角有個(gè)提示框”與上一節(jié)相同“,這是什么鬼?下文有講解)
我們通覽全文,發(fā)現(xiàn)奇偶頁(yè)頁(yè)眉是一樣的,都是小節(jié)的標(biāo)題內(nèi)容??墒钦f(shuō)好的偶數(shù)頁(yè)顯示總標(biāo)題呢?
雙擊頁(yè)眉后就自動(dòng)進(jìn)入“設(shè)計(jì)”菜單,點(diǎn)擊“奇偶頁(yè)不同”后,偶數(shù)頁(yè)的頁(yè)眉神奇般地消失了。這時(shí),鼠標(biāo)光標(biāo)自動(dòng)移到了偶數(shù)頁(yè)頁(yè)眉處,它的意思是“主人,快來(lái)給我起個(gè)名字”,然后你就可以愉快地輸入“南纖公司2016年技能比武方案”,偶數(shù)頁(yè)頁(yè)眉就變成總標(biāo)題了。
這樣就結(jié)束了?我們都是有追求的人,奇偶頁(yè)頁(yè)眉都頂在中間,不符合我們專業(yè)的身份啊,于是,奇數(shù)頁(yè)頁(yè)眉右對(duì)齊,偶數(shù)頁(yè)頁(yè)眉左對(duì)齊(不要問(wèn)我為什么要這么對(duì)齊,自己動(dòng)手倒過(guò)來(lái)試試就行了,效果跟斗雞眼差不多,哈哈)
四、頁(yè)碼-給每一頁(yè)設(shè)個(gè)身份證號(hào)
頁(yè)碼是Word排版的基礎(chǔ)功能。什么?你問(wèn)我怎么插入頁(yè)碼?等我10分鐘,讓我吐會(huì)兒血。
好,你終于插好了頁(yè)碼。你會(huì)問(wèn):偶數(shù)頁(yè)的頁(yè)碼被什么怪物吃了?為什么只有奇數(shù)頁(yè)才有頁(yè)碼?還記得,我們剛才將頁(yè)眉設(shè)置成了奇偶不同了么?通常頁(yè)碼是設(shè)置在頁(yè)面底端的,也就成了頁(yè)腳,頁(yè)腳是頁(yè)眉的跟班小弟,頁(yè)眉奇偶不同了,頁(yè)腳不敢不從啊。插入頁(yè)碼時(shí)默認(rèn)的是從第一頁(yè)開始,由于設(shè)置了奇偶不同,剛才的插入頁(yè)碼只是在奇數(shù)頁(yè)插入了頁(yè)碼。怎么解決?雙擊偶數(shù)頁(yè)頁(yè)腳處,插入頁(yè)碼即可,跟編輯偶數(shù)頁(yè)頁(yè)眉一個(gè)道理。
受過(guò)論文煎熬的人會(huì)問(wèn):論文要求設(shè)置封面,可是又要求封面不設(shè)頁(yè)碼,“臣妾做不到啊”。怎么辦?
用分節(jié)符插入一個(gè)空白頁(yè)面作封面,在空白頁(yè)上編輯好你要的封面。然后你發(fā)現(xiàn),封面有頁(yè)碼啊,原來(lái)的正文第一頁(yè)變成第二頁(yè)了。很簡(jiǎn)單,雙擊你第三頁(yè)(為什么是第三頁(yè)?等會(huì)兒來(lái)解釋)的頁(yè)腳,菜單欄自動(dòng)進(jìn)入“設(shè)計(jì)”菜單,注意看頁(yè)眉右側(cè)的顯示“與上一節(jié)相同”,說(shuō)明,現(xiàn)在的頁(yè)腳和剛才插入的封面那一節(jié)是鏈接在一起的,此時(shí)點(diǎn)擊 “鏈接到上一條頁(yè)眉”,即將兩節(jié)間的鏈接取消,“與上一節(jié)相同”的提示也就不見了。
然后點(diǎn)擊“頁(yè)碼”,選擇“設(shè)置頁(yè)碼格式”,將頁(yè)碼編碼由“續(xù)前節(jié)”改成“起始頁(yè)碼”,并將起始頁(yè)碼設(shè)成“1”。再將光標(biāo)移到封面頁(yè)的頁(yè)腳處,選擇“頁(yè)碼”后點(diǎn)擊“刪除頁(yè)碼”。大功告成。封面無(wú)頁(yè)碼,正文頁(yè)碼從1開始。
現(xiàn)在來(lái)解釋,剛才為什么對(duì)第三頁(yè)進(jìn)行操作。因?yàn)椋覀兿敫淖兎饷骓?yè)(第一頁(yè))的設(shè)置,由于設(shè)置了奇偶頁(yè)不同,只能在奇數(shù)頁(yè)操作。
五、目錄-為你的報(bào)告繪制游覽地圖
通常幾頁(yè)的Word不需要目錄,但是類似技能比武方案,全文50多頁(yè),共14個(gè)小節(jié)的報(bào)告,目錄對(duì)于“不將就”的人來(lái)說(shuō)是必須的。怎么設(shè)置目錄?不要告訴我,你已經(jīng)挽起衣袖,準(zhǔn)備開始敲鍵盤了。事實(shí)上,設(shè)置目錄根本不需要鍵盤。
在封面頁(yè)最后處插入分節(jié)符(如果不會(huì),請(qǐng)回頭重溫如何分節(jié))。將鼠標(biāo)移到剛得到的空白頁(yè)上,在菜單欄點(diǎn)擊”引用“,選擇”目錄“,選擇”自動(dòng)目錄1“。
又是一個(gè)見證奇跡的時(shí)刻,得到的效果如下。再稍加美化,專業(yè)的目錄就呈現(xiàn)在眼前。自動(dòng)目錄還有一個(gè)好處就是,如果正文中的頁(yè)碼或標(biāo)題發(fā)生變化,你只要右鍵點(diǎn)擊目錄,選擇”更新域“即可自動(dòng)更新目錄,無(wú)需手動(dòng)修改。
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