如何顯示修改痕跡?
啟動修訂功能
點擊菜單【工具】中的【修訂】功能,如果彈出工具欄【審閱】,表示啟動成功;
未啟動【修訂】功能;啟動【修訂】功能;【審閱】工具欄;如下圖所示:
【修訂】設(shè)置成功后,增加或刪除的文字都會被記錄下來。
小帖士:通過郵件發(fā)送一份被【修訂】的文件,接收者會自動進入【修訂】狀態(tài);
明明白白看清修訂
修訂的內(nèi)容可以通過顏色、線形、作者、線框等進行個性化顯示,點擊菜單【工具】中的【選項】,彈出【選項】對話框,點擊【修訂】如圖2:
小貼士:修訂的設(shè)置選項中包括許多內(nèi)容,但推薦大家僅對【批注框】中進行設(shè)置;
在【批注框】區(qū)域選擇相應(yīng)的選項,可以設(shè)置與批注相關(guān)的顯示格式。
例如:可以設(shè)置【批注框】的寬度,指定“氣泡”與其所修訂文字之間的連線,是否使用作者的縮寫。如果不想在文檔中顯示批注框,則勾掉【使用批注框】;
例如:使用【批注框】的效果;如圖3:
如:不使用【批注框】的效果,如圖4:
修訂人的信息藏在“用戶信息”里,
修訂文件時,可以顯示出修訂人的個人信息,這些信息如何添加呢?
點擊菜單【工具】中的選項,彈出【用戶信息】選項卡,在【姓名】和【縮寫】框中輸入個人的信息,如圖5,將來這些信息就會顯示在審批的文件中;
通過顯示狀態(tài)查看結(jié)果,
公文完成審核之后,一般來講文稿會返回給起草者進行最后的整合。
在整合之前,我們可以先查看一下文稿的修訂情況。
點擊工具欄【審閱】最左側(cè)的下拉列表,選擇【顯示標記的最終狀態(tài)】,可以看到帶修改標注的修改后公文全貌;
點擊工具欄【審閱】最左側(cè)的下拉列表,選擇【最終狀態(tài)】,可以看到修改后公文全貌,如圖6:
接受或拒絕
經(jīng)過對公文修訂信息的查看,我們對如何取舍修訂意見已經(jīng)心中有數(shù),I現(xiàn)在進行文稿的整合工作。
點擊工具欄【審閱】上按鈕【后一處修訂或批注】,定位到修訂位置,點擊【接收所選修訂】或者按鈕旁邊的箭頭,在彈出的下拉菜單中,可以選擇不同的接受方式;
點擊工具欄【審閱】上【后一處修訂或批注】,定位到修訂位置,點擊【拒絕所選修訂】或者按鈕旁邊的箭頭,在彈出的下拉菜單中,可以選擇不同的拒絕方式。
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