如何為文檔加密呢?
實戰(zhàn)1
設(shè)置人事檔案管理制度的格式修改權(quán)限
如果允許用戶對文檔的內(nèi)容進(jìn)行編輯,但是不允許修改格式,則可以設(shè)置格式修改權(quán)限,具體操作步驟如下。首先執(zhí)行限制編輯操作。單擊【審閱】選項卡【保護(hù)】組中的【限制編輯】按鈕。
然后啟動強(qiáng)制保護(hù)。
打開【限制編輯】窗格,在【格式化限制】欄中選中【限制對選定的樣式設(shè)置格式】復(fù)選框;在【啟動強(qiáng)制保護(hù)】欄中單擊【是,啟動強(qiáng)制保護(hù)】按鈕。
接下來設(shè)置保護(hù)密碼。
打開【啟動強(qiáng)制保護(hù)】對話框,設(shè)置保護(hù)密碼【000】;單擊【確定】按鈕。
最后查看設(shè)置限制編輯后的效果。
返回文檔,此時用戶只可以使用部分樣式格式化文本,如在【開始】選項卡中可以看到大部分按鈕都呈不可使用狀態(tài)。
若要取消格式修改權(quán)限,則打開【限制編輯】窗格,單擊【停止保護(hù)】按鈕,在打開的【取消保護(hù)文檔】對話框中輸入之前設(shè)置的密碼,然后單擊【確定】按鈕即可。
實戰(zhàn)2
設(shè)置分析報告的編輯權(quán)限
如果只允許其他用戶查看文檔,但不允許對文檔進(jìn)行任何編輯操作,則可以設(shè)置編輯權(quán)限,具體操作步驟如下。首先執(zhí)行限制編輯操作。單擊【審閱】選項卡【保護(hù)】組中的【限制編輯】按鈕。
然后限制編輯權(quán)限。
打開【限制編輯】窗格,在【編輯限制】欄中選中【僅允許在文檔中進(jìn)行此類型的編輯】復(fù)選框;在下面的下拉列表框中選擇【不允許任何更改(只讀)】選項;在【啟動強(qiáng)制保護(hù)】欄中單擊【是,啟動強(qiáng)制保護(hù)】按鈕。
接下來設(shè)置保護(hù)密碼。
打開【啟動強(qiáng)制保護(hù)】對話框,設(shè)置保護(hù)密碼【000】;單擊【確定】按鈕。
最后來驗證限制編輯效果。
返回文檔,此時無論你怎么操作,狀態(tài)欄都會出現(xiàn)【由于所選內(nèi)容已被鎖定,您無法進(jìn)行此更改】的提示信息。
實戰(zhàn)3
設(shè)置建設(shè)方案的修訂權(quán)限
如果允許其他用戶對文檔進(jìn)行編輯操作,但是又希望查看編輯痕跡,則可以設(shè)置修訂權(quán)限,具體操作步驟如下。首先執(zhí)行限制編輯操作。仍然是單擊【審閱】選項卡【保護(hù)】組中的【限制編輯】按鈕。
接下來設(shè)置限制編輯類型。
打開【限制編輯】窗格,在【編輯限制】欄中選中【僅允許在文檔中進(jìn)行此類型的編輯】復(fù)選框;在下面的下拉列表框中選擇【修訂】選項;在【啟動強(qiáng)制保護(hù)】欄中單擊【是,啟動強(qiáng)制保護(hù)】按鈕。
然后設(shè)置保護(hù)密碼。
打開【啟動強(qiáng)制保護(hù)】對話框,設(shè)置保護(hù)密碼【000】;單擊【確定】按鈕。
然后再限制編輯效果。
返回文檔,此后若對其進(jìn)行編輯,文檔會自動進(jìn)入修訂狀態(tài),即任何修改都會做出修訂標(biāo)記。
實戰(zhàn)4
設(shè)置修改公司規(guī)章制度的密碼
對于比較重要的文檔,在允許其他用戶查閱的情況下,為了防止內(nèi)容被編輯修改,可以設(shè)置一個修改密碼。打開設(shè)置了修改密碼的文檔時,會打開如下圖所示的【密碼】對話框,提示輸入密碼,這時只有輸入正確的密碼才能打開文檔并進(jìn)行編輯,否則只能通過單擊【只讀】按鈕以只讀方式打開。
對文檔設(shè)置修改密碼的具體操作步驟如下。
首先選擇菜單命令。按【F12】鍵打開【另存為】對話框,單 擊【工具】按鈕;在彈出的菜單中選擇【常規(guī)選項】命令。
接下來設(shè)置修改密碼。
打開【常規(guī)選項】對話框,在【修改文件時的密碼】文本框中輸入密碼“000”;單擊【確定】按鈕。
在【常規(guī)選項】對話框的【打開文件時的密碼】文本框中輸入密碼,可設(shè)置打開文檔時的密碼,也就是要輸入正確的密碼后,才能打開該文檔。
然后確認(rèn)設(shè)置的密碼。在彈出的【確認(rèn)密碼】對話框中再次輸入密碼“000”;單擊【確定】按鈕。
保存設(shè)置。
返回【另存為】對話框,單擊【保存】按鈕即可。
對文檔設(shè)置修改密碼后,若要取消這一密碼保護(hù),則打開上述操作中的【常規(guī)選項】對話框,將【修改文件時的密碼】文本框中的密碼刪除,然后單擊【確定】按鈕即可。
實戰(zhàn)5
設(shè)置打開工資管理制度的密碼
對于非常重要的文檔,為了防止其他用戶查看,可以設(shè)置打開文檔時的密碼,以達(dá)到保護(hù)文檔的目的。對文檔設(shè)置打開密碼后,再次打開該文檔,會打開如下圖所示的【密碼】對話框,此時需要輸入正確的密碼才能將其打開。
對文檔設(shè)置打開密碼的具體操作步驟如下。
首先仍然是選擇菜單命令。打開【文件】選項卡,在【信息】操作界面中,單擊【保護(hù)文檔】按鈕;在彈出的下拉列表中選擇【用密碼進(jìn)行加密】命令。
然后輸入密碼。打開【加密文檔】對話框,在【密碼】文本框中輸入密碼“000”;單擊【確定】按鈕。
接下來確認(rèn)密碼設(shè)置。
打開【確認(rèn)密碼】對話框,在【重新輸入密碼】文本框中再次輸入密碼“000”;單擊【確定】按鈕。
然后在【信息】界面中【保護(hù)文檔】按鈕右側(cè)進(jìn)行提示,并以黃色底紋突出顯示。按【Ctrl+S】組合鍵進(jìn)行保存即可。
若要取消文檔的打開密碼,需要先打開該文檔,然后打開【加密文檔】對話框,將【密碼】文本框中的密碼刪除,最后單擊【確定】按鈕即可。
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