使用修訂和批注功能需要注意什么呢？

1：修訂功能被別人關(guān)閉了，修改痕跡全部GG！

文檔中的修訂功能，在默認(rèn)情況下為所有使用者都可以關(guān)閉（其方法為：單擊【修訂】按鈕下方的下拉按鈕 ，在彈出的下拉列表中選擇【修訂】選項(xiàng)）。為了防止他人隨意關(guān)閉修訂功能，為審閱工作帶來不便，用戶可使用鎖定修訂功能，具體操作步驟如下。

Step1 鎖定修訂。

在【修訂】組中單擊【修訂】按鈕下方的下拉按鈕，在彈出的下拉列表中選擇【鎖定修訂】選項(xiàng)。

Step2 輸入密碼。

打開【鎖定修訂】對話框，設(shè)置密碼，單擊【確定】按鈕即可。

設(shè)置鎖定修訂后，若需要關(guān)閉修訂，則需要先解除鎖定。單擊【修訂】按鈕下方的下拉按鈕 ，在彈出的下拉列表中選擇【鎖定修訂】選項(xiàng)，在彈出的【解除鎖定跟蹤】對話框中輸入事先設(shè)置的密碼，然后單擊【確定】按鈕，即可解除鎖定。

2：全世界的批注都是“Administrator”寫的

在文檔中插入批注后，批注框中會(huì)顯示審閱者的名字（默認(rèn)是“Administrator”）。此外，對文檔做出修訂后，將鼠標(biāo)指針指向某條修訂，會(huì)在彈出的指示框中顯示審閱者的名字。根據(jù)操作需要，可以修改審閱者的名字，具體操作方法為：打【W(wǎng)ord 選 項(xiàng)】 對 話 框，在【 常規(guī)】選項(xiàng)卡的【對 Microsoft Office 進(jìn)行個(gè)性化設(shè)置】欄中，設(shè)置用戶名及縮寫，單擊【確定】按鈕即可。

3：想要批量刪除指定審閱者插入的批注，結(jié)果只能一條一條刪

在審閱文檔時(shí)，有時(shí)會(huì)有多個(gè)審閱者在文檔中插入批注，如果只需要?jiǎng)h除某個(gè)審閱者插入的批注，可按下面的操作步驟實(shí)現(xiàn)。Step1 選擇需要顯示的審閱者。

切換到【審閱】選項(xiàng)卡，在【修訂】組中單擊【顯示標(biāo)記】按鈕，在彈出的下拉列表中選擇【特定人員】選項(xiàng)，在彈出的級(jí)聯(lián)菜單中設(shè)置需要顯示的審閱者，本例中由于只需要顯示【LAN】的批注，因此選擇【yangxue】選項(xiàng)，以取消該選項(xiàng)的選中狀態(tài)。

Step2 刪除特定人員的批注。

此時(shí)的文檔中將只顯示審閱者“LAN”的批注，在【批注】組中單擊【刪除】按鈕下方的下拉按鈕 ，在彈出的下拉列表中選擇【刪除所有顯示的批注】選項(xiàng)，即可刪除審閱者“LAN”插入的所有批注。

4：用了一輩子Word，卻不會(huì)使用審閱窗格查看批注和修訂

查看文檔中的批注和修訂，通過審閱窗格也是可以的，具體操作步驟如下。Step1 選擇水平審閱窗格。

切換到【審閱】選項(xiàng)卡，在【修訂】組中單擊【審閱窗格】按鈕右側(cè)的下拉按鈕，在彈出的下拉列表中提供了【垂直審閱窗格】和【水平審閱窗格】兩種形式，用戶可自由選擇，這里選擇【水平審閱窗格】。

Step2 在水平審閱窗格中查看修訂。

此時(shí)，在窗口下方的審閱窗格中可查看文檔中的批注與修訂。

Step3 定位到特定的批注或修訂中。

在審閱窗格中將文本插入點(diǎn)定位到某條批注或修訂中，文檔也會(huì)自動(dòng)跳轉(zhuǎn)到相應(yīng)的位置。