實用技巧：Excel 2007中函數(shù)公式

在Excel 2007中，當我們輸入函數(shù)式的前導(dǎo)符——“=”及函數(shù)名稱前面幾個字母時，系統(tǒng)會自動列出類似的函數(shù)，就像輸入法那樣的記憶式窗口一樣，供操作者直接選擇輸入，既提高了函數(shù)的輸入速度，又保證了函數(shù)輸入的準確性。

例如在用“DAYS360()”函數(shù)計算職工“計息日期”時，輸入“=”和函數(shù)前幾個字母時，系統(tǒng)會在單元格下方顯示一個與這些字母匹配的有效函數(shù)的動態(tài)下拉列表，單擊下拉列表中的函數(shù)，系統(tǒng)會給出相應(yīng)的函數(shù)說明，如圖1所示。

圖1 函數(shù)記憶式輸入

雙擊下拉列表中的函數(shù)名即可插入函數(shù)，并且系統(tǒng)會給出相應(yīng)的參數(shù)提示，如圖2所示。

圖2 利用函數(shù)跟隨插入函數(shù)

如果您不知道應(yīng)該用哪個函數(shù)，或者不知道某個函數(shù)該如何使用也沒有關(guān)系，可以按如下步驟插入所需的函數(shù)：

(1)首先選中需要應(yīng)用函數(shù)進行計算的單元格。

(2)打開“公式”選項卡，單擊“函數(shù)庫”選項組中的【插入函數(shù)】按鈕，打開“插入函數(shù)”對話框。

(3)在“搜索函數(shù)”文本框中用自然語言簡單地描述需要進行的操作，然后單擊【轉(zhuǎn)到】按鈕。這時，在“選擇函數(shù)”列表框中會列出符合搜索條件的推薦函數(shù)。單擊“選擇函數(shù)”列表框中的函數(shù)名稱，即可在對話框的底部出現(xiàn)該函數(shù)的詳細解釋，如圖3所示。

圖3 “插入函數(shù)”對話框

(4)選擇需要的函數(shù)后，單擊【確定】按鈕，Excel將打開“函數(shù)參考”對話框提示您該函數(shù)有多少參數(shù)，在任意一個參數(shù)列表框中單擊，系統(tǒng)會給出該參數(shù)所代表的含義，這樣，您就可以在系統(tǒng)地提示下輸入?yún)?shù)了。如圖4所示。

圖4 “函數(shù)參考”對話框

如圖3所示，當向F3單元格插入函數(shù)后，還需要將函數(shù)填充或復(fù)制到此列中的其他單元格中，當工作表中含有大量數(shù)據(jù)時，拖拽填充柄總是找不到末尾，如圖5所示。

圖5 用填充柄填充公式

Microsoft Excel 2007為我們很好地解決了這個問題，我們只需要輸入一次公式，即可將公式應(yīng)用于所在的整個列，操作步驟如下：

(1)單擊A2單元格將其選中，按下組合鍵【Ctrl】+【Shift】+【End】，選中全部的數(shù)據(jù)信息。

(2)打開“開始”選項卡，打開“樣式”選項組中的“套用表格格式”下拉列表，如圖6所示。

圖6 預(yù)覽表格格式

(3)單擊其中一種表格格式將所選區(qū)域轉(zhuǎn)換為表格并且應(yīng)用選定的表格格式。隨即打開“套用表格式”對話框。選中“表包含標題”選項，如圖7所示。

圖7 “套用表格式”對話框

(4)單擊【確定】按鈕，將所選數(shù)據(jù)區(qū)域轉(zhuǎn)換為表格。

(5)這時，在F2單元格插入公式后，Excel將把公式應(yīng)用于表格的整個列，隨即會出現(xiàn)“自動更正選項”智能標記，可以撤銷或保留計算列，如圖8所示。

圖8 利用“計算列”將公式應(yīng)用于表的整個列

如果想查看某個部門員工的集資人數(shù)或者集資總額，我們不必插入函數(shù)來對其進行計算，只需通過狀態(tài)欄為我們提供的信息即可快速獲取需要的數(shù)據(jù)，步驟如下：

(1)在狀態(tài)欄位置上單擊鼠標右鍵，在隨即打開的快捷菜單中，選中【計數(shù)】和【求和】復(fù)選項。

(2)選中需要進行統(tǒng)計的單元格即可在狀態(tài)欄中輕松獲取所需信息，如圖9所示。

圖9 從狀態(tài)欄中獲取統(tǒng)計信息

因為在Excel文檔中保存了大量數(shù)據(jù)，瀏覽起來可能就會變得不是十分方便了，所以很多朋友都會比較習慣地對Excel表格中的列標題進行“凍結(jié)”，這樣在滾動瀏覽數(shù)據(jù)時，可以讓數(shù)據(jù)和標題對照在一起。

在Excel 2007中，這樣的操作完全可以省略了，因為Excel 2007表格的標題可以自動轉(zhuǎn)換為工作表的列標題，如圖7所示，您只要在表格的任意位置處單擊，然后拖動工作表中的垂直滾動條就可以在瀏覽中始終看到表格的標題了，如圖10所示。

圖10 表標題轉(zhuǎn)換為工作表列標題