數(shù)據(jù)快速輸入技巧

1、輸入文本

選定任意一個(gè)單元格，按【Tab】鍵可使目標(biāo)單元格向后移動(dòng);按【Shift】+【Tab】組合鍵可使目標(biāo)單元格向前移動(dòng);按【Enter】鍵可使目標(biāo)單元格向下移動(dòng)(默認(rèn)情況下)，如圖1所示。

這樣就可以在鍵盤上連續(xù)輸入一組數(shù)據(jù)而不需要鼠標(biāo)切換了，這在很大程度上提高了輸入效率。

圖1 快速在單元格中切換

2、輸入分?jǐn)?shù)

分?jǐn)?shù)是用“/”符號(hào)來(lái)劃分的，但需要說(shuō)明的是，在Excel中日期的輸入方法也是用“/”來(lái)區(qū)分年月日的，如在單元格中輸入“7/8”，按【Enter】鍵顯示的是“7月8日”，而不是分?jǐn)?shù)，如圖2所示。所以，為了避免和日期的輸入混淆，輸入分?jǐn)?shù)時(shí)，需要在輸入的分?jǐn)?shù)之前輸入“0”，然后按【Spacebar】鍵，再輸入分?jǐn)?shù)，如輸入“0 7/8”，即顯示為分?jǐn)?shù)，如圖3所示。

此外，如果在單元格中輸入的分?jǐn)?shù)包含整數(shù)，那么必須在整數(shù)和分?jǐn)?shù)之間添加一個(gè)空格，如輸入“2 1/2”，按【Enter】鍵后可得到所需結(jié)果，此時(shí)，編輯欄中顯示的數(shù)據(jù)為“2.5”，如圖4所示。

圖2 輸入日期

圖3 輸入分?jǐn)?shù)

圖4 輸入包含整數(shù)的分?jǐn)?shù)

3、輸入小數(shù)

在Excel工作表中輸入大量的小數(shù)時(shí)，如果逐一手動(dòng)輸入，操作起來(lái)十分繁瑣。其實(shí)，使用Excel中的小數(shù)點(diǎn)自動(dòng)定位功能可以解決這個(gè)問題，從而提高輸入速度。

單擊【Office按鈕】，在隨即打開的下拉菜單中單擊【Excel選項(xiàng)】按鈕，打開“Excel選項(xiàng)”對(duì)話框。單擊【高級(jí)】按鈕，在“編輯選項(xiàng)”選項(xiàng)區(qū)域中，選中“自動(dòng)插入小數(shù)點(diǎn)”復(fù)選框，并在“位數(shù)”微調(diào)編輯框中鍵入需要顯示在小數(shù)點(diǎn)后的位數(shù)，如圖5所示。

圖5 設(shè)置“自動(dòng)插入小數(shù)點(diǎn)”功能

設(shè)置完成后，當(dāng)用戶再輸入小數(shù)時(shí)，就不用輸入小數(shù)點(diǎn)了。例如，輸入“1234”后，Excel會(huì)自動(dòng)加入小數(shù)點(diǎn)，即顯示“12.34”。

此外，如果需要輸入3位小數(shù)、4位小數(shù)時(shí)，只需正常輸入即可;如果需要輸入整數(shù)，則在整數(shù)后多輸入一個(gè)小數(shù)點(diǎn)即可。

4、輸入號(hào)碼

在平時(shí)辦公中，用戶經(jīng)常會(huì)錄入員工編號(hào)、電話號(hào)碼或是銀行賬號(hào)，但卻無(wú)法輸入以“0”開頭的數(shù)據(jù)。例如，在輸入“022”時(shí)，“0”會(huì)自動(dòng)被刪除。其實(shí)，在Excel中只要進(jìn)行一個(gè)簡(jiǎn)單的設(shè)置，就可以輸入以“0”開頭的數(shù)據(jù)了。

選中要輸入數(shù)值的單元格，單擊鼠標(biāo)右鍵，在隨即打開的快捷菜單中，執(zhí)行【設(shè)置單元格格式】命令，打開“設(shè)置單元格格式”對(duì)話框，在“數(shù)字”選項(xiàng)卡的“分類”列表框中選擇“自定義”，在“類型”文本框中輸入10個(gè)“0”，然后單擊【確定】按鈕，如圖6所示。這樣用戶就可以在指定單元格中輸入以“0”開頭的數(shù)值了。

圖6 “設(shè)置單元格格式”對(duì)話框

5、輸入日期和時(shí)間

在Excel中填寫各種表格時(shí)，經(jīng)常需要輸入填表日期，手工輸入又太麻煩，有什么方法可以簡(jiǎn)化操作呢?此時(shí)可以利用Excel中的組合鍵實(shí)現(xiàn)自動(dòng)輸入。

選中單元格，直接按【Ctrl】+【;】組合鍵即可輸入當(dāng)前日期，按【Ctrl】+【Shift】+【;】組合鍵即可輸入當(dāng)前時(shí)間。