學(xué)會(huì)Excel 2013快速填充功能
實(shí)例一:在包含分隔符的文本中提取數(shù)據(jù)
用分隔符分隔的文本,雖可用分列或公式的方法來提取其中的數(shù)據(jù),但都沒有快速填充來得直接、快捷。下圖A列中的字符串用分隔符“*”分隔,要在B列提取“*”號(hào)后面的數(shù)值。
1、在B2單元格中輸入A1單元格中需要提取的數(shù)值“109”;
2、在B3單元格中輸入第二個(gè)所需的數(shù)值,當(dāng)輸入第一個(gè)數(shù)字“5”時(shí),Excel會(huì)在填充區(qū)域中用灰色給出建議;
3、按回車鍵接受建議。
又如某列包含類似“1130-80-F030305-5TB1-T(40)”的文本,要提取其中的某一部分字符串,除用上述方法外,還可以先在該列相鄰的第一個(gè)單元格中輸入要提取的內(nèi)容,然后選擇填充區(qū)域中的某個(gè)單元格,選擇功能區(qū)中“的數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡,在“數(shù)據(jù)工具”組中單擊“快速填充”(或按快捷鍵Ctrl+E)。
實(shí)例二:從數(shù)字字符串中提取部分?jǐn)?shù)字
有時(shí)需要在Excel中從一串?dāng)?shù)字中提取部分?jǐn)?shù)字,如提取身份證號(hào)碼中日期信息。實(shí)現(xiàn)的方法有很多,本文介紹用快速填充的方法。
下圖A2:A14為18位的數(shù)字字符串(僅為說明問題而虛構(gòu),并非真實(shí)的身份證號(hào)碼),其中7-14位為日期信息,要將其提取到B2:B14區(qū)域。
2、對(duì)于數(shù)字而言,需要輸入更多的示例以便讓Excel領(lǐng)會(huì)用戶的意圖。本例輸入前三個(gè)要提取的日期,在B2:B4中輸入三個(gè)對(duì)應(yīng)的日期,用“-”分隔年月日,月、日都用兩位數(shù)表示,如上圖。
3、在“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡中單擊“快速填充”即可從A列提取所有的日期到B列。
實(shí)例三:從中英文混合文本中提取英文
下圖A列為中英文混合的文本,英文有的是單詞,有的是詞組,現(xiàn)在需要提取英文并將首字母大寫。
1、在B2輸入A2中的英文“Swimming”,并將首字母大寫。
2、在“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡中單擊“快速填充”,Excel會(huì)參照B2單元格中的輸入方式進(jìn)行填充。可以看到,此時(shí)Excel并未正確提取詞組。
3、繼續(xù)在某個(gè)需要提取詞組的單元格補(bǔ)齊詞組,如在B9單元格“Medley”后添加“ relay”。
3、按回車鍵即可得到全部正確的結(jié)果。
實(shí)例四:連接多個(gè)單元格內(nèi)容,同時(shí)忽略空單元格
例㈠:
下圖B至D列為影響某些項(xiàng)目完成進(jìn)度的原因列表,需要在E列用逗號(hào)連接這些文本,同時(shí)忽略空單元格,如E列部分示例。
本例中B:D列各行中有的為空,有的包含文本,但只出現(xiàn)了四種情況,正如上圖所示。因而只需在E列中輸入上述幾種示例,告訴Excel怎樣去處理,再進(jìn)行快速填充即可。
例㈡:
下圖A:C列為“姓名”、“性別”和“民族”,需要在D列將其合并為“姓名(性別,民族)”的形式,但分下列幾種情況:
① “民族”為“漢族”,“性別”為“男”的人員只列出姓名,如D2。
② “民族”為少數(shù)民族,“性別”為“男”的人員列出姓名和民族,民族放到姓名后的括號(hào)內(nèi),如D7。
③ “民族”為“漢族”,“性別”為“女”的人員列出姓名和性別,性別放到姓名后的括號(hào)內(nèi),如D4。
④ “民族”為少數(shù)民族,“性別”為“女”的人員列出姓名、性別和民族,性別、民族放到姓名后的括號(hào)內(nèi),用逗號(hào)隔開,如D3。
首先要說明的是,用公式可以實(shí)現(xiàn)這一需求,但鑒于本文的主題,這里介紹用快速填充的方法來實(shí)現(xiàn):
1、由于合并后的文本中不包含“漢族”和“男”字樣,因而先將B:C列中的“漢族”和“男”字樣替換為空。方法是選擇B:C列,按Ctrl+H,打開“查找和替換”對(duì)話框,先在“查找內(nèi)容”后輸入“漢族”,“替換為”保留為空,單擊“全部替換”按鈕。用同樣方法將“男”替換為空。
2、在D列相應(yīng)的單元格輸入上述四種情況的示例。
3、選擇D列填充區(qū)域的某個(gè)單元格,在“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡中單擊“快速填充”完成各行的合并。
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