“快速填充”功能詳解

1、提取數(shù)字和字符串

很多時(shí)候，需要提取字符串中的數(shù)字或字符串，但源數(shù)據(jù)往往缺乏規(guī)律，例如“規(guī)格：10號(hào)，長(zhǎng)度24232米，數(shù)量1件”中的數(shù)據(jù)，需要分別提取規(guī)格、長(zhǎng)度、數(shù)量等變化的數(shù)字，很顯然這里無法直接使用LEFT、RIGHT、MID、FIND等文本函數(shù)提取，需要使用一些比較復(fù)雜的公式，這對(duì)于初級(jí)用戶來說難度比較大。使用“快速填充”功能則相對(duì)簡(jiǎn)單了很多。

如果按常規(guī)的方法，手工輸入“10”，然后選中需要填充的目標(biāo)單元格，接下來在“編輯”功能組依次選擇“填充→快速填充”，將無法在后續(xù)單元格得到正確的提取結(jié)果，只會(huì)按照起始字符顯示相應(yīng)結(jié)果。正確的方法是在前面兩個(gè)單元格連續(xù)手工提取2個(gè)數(shù)字，接下來再在第三個(gè)單元格手工輸入起始數(shù)字(圖1)，此時(shí)會(huì)自動(dòng)顯示填充建議，只要按下回車鍵就可以了。提取長(zhǎng)度、數(shù)量的方法完全相同。

2、提取合并一步實(shí)現(xiàn)

“快速填充”功能不僅可以實(shí)現(xiàn)批量提取的效果，而且在提取的同時(shí)還可以將兩列單元格的不同內(nèi)容合并起來。例如B3單元格是“0001-劉一”，C3單元格是“副總經(jīng)理”，現(xiàn)在希望得到“劉副總經(jīng)理”的結(jié)果，同樣可以利用“快速填充”解決這一問題。

在D3單元格手工輸入“劉副總經(jīng)理”，接下來在D4單元格手工輸入“陳”，此時(shí)就可以看到如圖所示的效果(圖2)，直接按下回車鍵即可完成提取和合并的操作。

借助這一方法還可以完成代碼與姓名、姓名與職位的合并。

3、調(diào)整字符串的順序

有些時(shí)候，需要調(diào)整字符串的前后順序，例如將“貨幣資金 Cash and cash equivalents”調(diào)整為“Cash and cash equivalents 貨幣資金”，這往往需要使用復(fù)雜的公式才能實(shí)現(xiàn)。借助“快速填充”功能可以快速調(diào)整字符串的順序。

在目標(biāo)單元格手工輸入“Cash and cash equivalents 貨幣資金”，接下來繼續(xù)在下一單元格輸入，很快就可以看到如圖所示的填充建議效果(圖3)，直接按下回車鍵即可完成填充。

4、大小寫的轉(zhuǎn)換和重組

如果需要將姓名拼音的首字母轉(zhuǎn)換為大寫，例如將“羅惠民”和“l(fā)uo huimin”轉(zhuǎn)換為“羅Luo 惠民Huimin”的效果，這里不僅涉及到大小寫轉(zhuǎn)換的問題，而且還涉及姓、名拆分與拼音的組合，手工轉(zhuǎn)換顯然是相當(dāng)麻煩，而且也容易出錯(cuò)。利用“快速填充”可以完成大小寫的轉(zhuǎn)換和重組。

在目標(biāo)單元格手工輸入首字母大寫的數(shù)據(jù)，再在下一單元格繼續(xù)輸入，看到如圖所示的填充建議之后，直接按下回車鍵就可以了(圖4)。

5、從身份證提取出生日期

身份證信息包含了出生日期，在以往的Excel版本中需要使用函數(shù)或公式來提取。使用Excel 2016，利用“快速填充”可以直接提取這些信息。不過在填充之前請(qǐng)首先對(duì)目標(biāo)列的格式進(jìn)行設(shè)置。

打開“設(shè)置單元格格式”對(duì)話框，切換到“數(shù)字”選項(xiàng)卡，選擇“自定義”分類，在右側(cè)的“類型”選擇“yyyy/mm/dd”，確認(rèn)之后關(guān)閉對(duì)話框。

在目標(biāo)單元格手工輸入身份證號(hào)中的出生日期，選定需要快速填充的單元格區(qū)域，按下“Ctrl+E”組合鍵就可以看到如圖所示的效果(圖5)。

6、自動(dòng)添加字符串分隔符

還有的時(shí)候，需要用間隔號(hào)來分隔一些字符串。例如需要將“603665”修改為“60-36-65”的效果，這里不僅涉及到數(shù)據(jù)的提取，還需要添加分隔符“-”，以往都是通過公式和“&”實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的連接?，F(xiàn)在，同樣可以利用“快速填充”輕松實(shí)現(xiàn)。

手工輸入“60-36-65”，隨后再連接三次輸入類似的數(shù)據(jù)，很快就可以看到如圖所示的填充建議(圖6)，直接按下回車鍵就可以了。需要提醒的是，這里需要至少輸入三個(gè)示例，才可以得到快速填充的正確結(jié)果。