使用分類匯總功能實現(xiàn)分級顯示的方法

一、簡單分類匯總

Excel的分類匯總方式包括求和、計數(shù)、平均值、最大值、最小值、乘積六種。需要注意的是，創(chuàng)建簡單分類匯總是指只對其中一個字段進行分類匯總。在創(chuàng)建簡單分類匯總前，首先要將數(shù)據(jù)進行排序，讓同類字段顯示在一起，再進行匯總。

1、選擇要進行排序的列。打開原始文件，選擇要排序列中任意含有數(shù)據(jù)的單元格，如圖所示。

2、升序排列。?切換至“數(shù)據(jù)”選項卡，?單擊“排序和篩選”組中的“升序”按鈕，如圖所示。

3、排序后的效果。此時可看到“筆記本類型”列數(shù)據(jù)按照筆記本類型進行了排序，如圖所示。

4、啟用分類匯總功能。單擊“數(shù)據(jù)”選項卡下“分級顯示”組中的“分類匯總”按鈕，如圖所示。

5、設(shè)置分類匯總。彈出“分類匯總”對話框，?設(shè)置“分類字段”為“筆記本類型”，?設(shè)置“匯總方式”為“求和”，?在“選定匯總項”列表框中勾選“銷售數(shù)量(臺)”和“銷售金額(元)”復(fù)選框，如圖所示，然后單擊“確定”按鈕。

6、分類匯總結(jié)果。返回工作表中，系統(tǒng)自動按照不同的筆記本類型對銷售數(shù)量和銷售金額進行了匯總，并插入了分級顯示符號，如圖所示。

二、嵌套分類匯總

嵌套分類匯總是指對不同字段進行的分類匯總，當(dāng)需要同時對表格中兩個或多個不同的字段進行分類匯總時，則可以利用嵌套分類匯總來實現(xiàn)。

1、升序排列“筆記本類型”列。打開原始文件，?選擇單元格B3，?切換至“數(shù)據(jù)”選項卡，?單擊排序和篩選”組中的“升序”按鈕，如圖所示。

2、升序排列“銷售地區(qū)”列。?選中單元格C3，?切換至“數(shù)據(jù)”選項卡，?單擊排序和篩選”組中的“升序”按鈕，如圖所示。

3、查看排序后的表格數(shù)據(jù)。此時可看到升序排列筆記本類型和銷售地區(qū)后的表格數(shù)據(jù)，如圖所示。

4、選擇分類匯總。單擊“數(shù)據(jù)”選項卡下“分級顯示”組中的“分類匯總”按鈕，如圖所示。

5、設(shè)置分類字段和匯總方式。彈出“分類匯總”對話框，?設(shè)置“分類字段”為“銷售地區(qū)”，?“匯總方式”為“求和”，?設(shè)置“選定匯總項”為“銷售數(shù)量(臺)”和“銷售金額(元)”，如圖所示。

6、查看創(chuàng)建的分類匯總。單擊“確定”按鈕，返回工作簿窗口，此時可看到Excel按照銷售地區(qū)對銷售數(shù)量和銷售金額進行了匯總，如圖所示。

7、選擇嵌套分類匯總。再次打開“分類匯總”對話框，?設(shè)置“分類字段”為“筆記本類型”，?設(shè)置“匯總方式”為“求和”，?設(shè)置“選定匯總項”為“銷售數(shù)量(臺)”和“銷售金額(元)”，取消勾選“替換當(dāng)前分類匯總”復(fù)選框，如圖所示。

8、查看創(chuàng)建的嵌套分類匯總。單擊“確定”按鈕，返回工作簿窗口，此時可看到Excel又按照筆記本類型對銷售數(shù)量和銷售金額進行了匯總，但仍然保持對銷售地區(qū)的匯總，如圖所示。