怎么使用公式來實現(xiàn)數(shù)據(jù)快速錄入？

1、啟動Excel并打開工作簿，工作簿中“工資表”的結(jié)構(gòu)如圖1所示。打開“統(tǒng)計表1”工作表，選擇B3:I20單元格區(qū)域，在編輯欄中輸入公式“=IF($A3="","",VLOOKUP($A3,工資表!$A:$I,MATCH(B$2,工資表!$2:$2,0),0))”，按Ctrl+Enter鍵結(jié)束公式輸入。在A3單元格中輸入員工編號，則其右側(cè)相應(yīng)單元格中將自動輸入對應(yīng)的信息，如圖2所示。

圖1　“工資表”的結(jié)構(gòu)

圖2　使用VLOOKUP()函數(shù)和MATCH()函數(shù)獲得信息

提示

MATCH()函數(shù)可以在單元格區(qū)域中搜索指定項，并返回該項在單元格區(qū)域中的相對位置。VLOOKUP()函數(shù)可以搜索單元格區(qū)域的第一列，然后返回該區(qū)域相同行上單元格中的值。在這里，使用MATCH()函數(shù)在“工資表”的第2行獲取對應(yīng)字段的位置列號，使用VLOOKUP()函數(shù)在“工資表”的A列搜索對應(yīng)的員工編號并返回編號所定義行的信息，這樣就可以實現(xiàn)輸入編號后的信息自動錄入。

2、打開“統(tǒng)計表2”工作表，選擇B3:I20單元格區(qū)域，在編輯欄中輸入公式“=IF($A3="","",HLOOKUP(B$2,工資表!$A$2:$I$20,MATCH($A3,工資表!$A$2:$A$20,0)，01)”，按Ctrl+Enter鍵結(jié)束公式輸入。在A3單元格中輸入員工編號，則其右側(cè)的單元格中自動錄入其他信息，如圖3所示。

圖3　使用HLOOKUP()函數(shù)和MATCH()函數(shù)獲取信息

提示

HLOOKUP()函數(shù)在表格或數(shù)值數(shù)組的首行查找指定的數(shù)值，其可以在表格或數(shù)組中指定行同一列中返回一個數(shù)值。其與VLOOKUP()函數(shù)的區(qū)別在于，其是在數(shù)據(jù)區(qū)域的首行搜索值，返回同一列第N行的值;而VLOOKUP()函數(shù)是在數(shù)據(jù)區(qū)域的首列搜索值，返回同一行第N列的值。在這里，使用MATCH()函數(shù)在“工資表”的A列搜索員工編號的位置行號，使用HLOOKUP()函數(shù)在“工資表”的第2行搜索列字段，返回對應(yīng)列字段及其信息，這樣就可以實現(xiàn)輸入編號后的信息自動錄入。

3、打開“統(tǒng)計表3”工作表，選擇B3:I20單元格區(qū)域，在編輯欄中輸入公式“=INDEX(工資表!$A:$I,MATCH($A3,工資表!$A:$A,0),MATCH(B$2,工資表!$2:$2,0))”，按Ctrl+Enter鍵結(jié)束公式輸入。在A3單元格中輸入員工編號，則其右側(cè)的單元格中自動錄入其他信息，如圖4所示。

圖4　使用INDEX()函數(shù)和MATCH()函數(shù)獲取信息

提示

INDEX()函數(shù)可以返回表格或區(qū)域中的值或?qū)χ档囊?。這里使用兩個MATCH()函數(shù)分別獲取員工編號和列字段的位置列號，然后使用INDEX()函數(shù)來引用行列號交叉區(qū)域的單元格的內(nèi)容，這樣就可以實現(xiàn)輸入編號后的信息自動錄入。