表格中序號相關操作技巧

一般咱們填寫序號，只要在第一個單元格內(nèi)輸入數(shù)字1，然后按住單元格右下角的填充柄向下拖動，然后在【自動填充選項】選擇【序列填充】就可以了：

如果相鄰列已經(jīng)輸入了內(nèi)容，可以分別輸入1、2，然后選中兩個單元格，雙擊單元格右下角的填充柄，就可以快速完成序號的填充。

但是如果相鄰列的單元格內(nèi)容不連續(xù)，序號只能填充到最近一個空單元格以上的位置：

如果相鄰列沒有輸入內(nèi)容，而我們需要生成的序號又非常多，是不是就要一拖到底了呢?

當然不是的。假如說要在A列生成1至10000的連續(xù)序號，可以在A1單元格輸入數(shù)字1，在名稱框內(nèi)輸入“A1:A10000”，按Enter鍵。

然后依次單擊【開始】，【填充】，在下拉列表中選擇【系列】，在【序列】對話框中，終止值輸入10000，單擊【確定】，就可以快速的生成1至10000的連續(xù)序號了。

在日常工作中，有時咱們需要按部門填寫序號。

以下圖為例，要求按部門單獨填寫序號，不同部門都要從1開始編號，按順序遞增。

怎么快速生成這樣的序號呢?在A2單元格輸入以下公式，向下復制：

=COUNTIF(B$2:B2,B2)

COUNTIF函數(shù)對區(qū)域中滿足單個指定條件的單元格進行計數(shù)。

第一參數(shù)B$2:B2中的B$2是行絕對引用，在公式向下復制時，就會變成

COUNTIF(B$2:B3,B3)

COUNTIF(B$2:B4,B4)

COUNTIF(B$2:B5,B5)……

這樣的不斷擴大的區(qū)域引用。

公式的意思是：計算自B2單元格開始，至公式所在行的B列這個區(qū)域內(nèi)，有多少個與同一行中B列值相同的單元格。

除了上面這種情況，我們還會遇到一些需要篩選后打印的數(shù)據(jù)表，如果按常規(guī)方法輸入序號后，一旦數(shù)據(jù)經(jīng)過篩選，序號就會發(fā)生錯亂。

如何處理才能使序號在篩選后也能保持連續(xù)呢?

接下來咱們說說具體的操作：

A2單元格輸入以下公式向下復制：

=SUBTOTAL(3,B$1:B2)-1

這時候再對C列的工資額進行篩選，或是對B列的姓名進行篩選，序號就始終保持連續(xù)了。

SUBTOTAL函數(shù)只統(tǒng)計可見單元格的內(nèi)容，通過給定不同的第一參數(shù)，可以完成計數(shù)、求和、平均值、乘積等等多種匯總方式。

在本例中，第一參數(shù)是3，就是告訴SUBTOTAL函數(shù)要執(zhí)行的匯總方式是COUNTA。

COUNTA函數(shù)用于計算區(qū)域中非空單元格的個數(shù)。

SUBTOTAL(3,區(qū)域)

就是計算區(qū)域中可見非空單元格的個數(shù)。

第二參數(shù)B$1:B2的B$1使用了行絕對引用，當公式向下復制時會變成

B$1:B3、B$1:B4、B$1:B5……

也就是引用自B1單元格自公式所在行的B列，這樣一個逐行遞增的引用區(qū)域，來判斷可見非空單元格的個數(shù)。

注意這里有一個問題，A2單元格的公式如果使用

=SUBTOTAL(3,B$2:B2)

在篩選時雖然序號沒有問題了，但是篩選的結果會出現(xiàn)錯誤：

至于為什么會出現(xiàn)這樣的結果，并沒有權威的解釋。

我們只要記得在處理序號時，需要將SUBTOTAL函數(shù)的第二參數(shù)引用起始位置寫成公式所在行的上一行，再將結果減1就可以了。

接下來再看一下，生成間斷的序號問題。

在上圖所示的數(shù)據(jù)表中，會不規(guī)律的出現(xiàn)一些空行，要求我們在生成序號的時候自小到大排列，但是空行不顯示內(nèi)容。

A2單元格輸入以下公式，向下復制：

=IF(B2="","",MAX(A$1:A1)+1)

也可以使用：

=IF(B2="","",COUNTA(B$2:B2))

第一個公式是先判斷B2是否為空值，如果B2是空值則返回空，否則計算自A1單元格開始至當前單元格上一行的最大值。

第二個公式也是先判斷B2是否為空值，如果B2是空值則返回空，否則計算B列自B2單元格開始至當前單元格的非空單元格個數(shù)。