表格中序號(hào)相關(guān)操作技巧

一般咱們填寫(xiě)序號(hào)，只要在第一個(gè)單元格內(nèi)輸入數(shù)字1，然后按住單元格右下角的填充柄向下拖動(dòng)，然后在【自動(dòng)填充選項(xiàng)】選擇【序列填充】就可以了：

如果相鄰列已經(jīng)輸入了內(nèi)容，可以分別輸入1、2，然后選中兩個(gè)單元格，雙擊單元格右下角的填充柄，就可以快速完成序號(hào)的填充。

但是如果相鄰列的單元格內(nèi)容不連續(xù)，序號(hào)只能填充到最近一個(gè)空單元格以上的位置：

如果相鄰列沒(méi)有輸入內(nèi)容，而我們需要生成的序號(hào)又非常多，是不是就要一拖到底了呢?

當(dāng)然不是的。假如說(shuō)要在A列生成1至10000的連續(xù)序號(hào)，可以在A1單元格輸入數(shù)字1，在名稱(chēng)框內(nèi)輸入“A1:A10000”，按Enter鍵。

然后依次單擊【開(kāi)始】，【填充】，在下拉列表中選擇【系列】，在【序列】對(duì)話(huà)框中，終止值輸入10000，單擊【確定】，就可以快速的生成1至10000的連續(xù)序號(hào)了。

在日常工作中，有時(shí)咱們需要按部門(mén)填寫(xiě)序號(hào)。

以下圖為例，要求按部門(mén)單獨(dú)填寫(xiě)序號(hào)，不同部門(mén)都要從1開(kāi)始編號(hào)，按順序遞增。

怎么快速生成這樣的序號(hào)呢?在A2單元格輸入以下公式，向下復(fù)制：

=COUNTIF(B$2:B2,B2)

COUNTIF函數(shù)對(duì)區(qū)域中滿(mǎn)足單個(gè)指定條件的單元格進(jìn)行計(jì)數(shù)。

第一參數(shù)B$2:B2中的B$2是行絕對(duì)引用，在公式向下復(fù)制時(shí)，就會(huì)變成

COUNTIF(B$2:B3,B3)

COUNTIF(B$2:B4,B4)

COUNTIF(B$2:B5,B5)……

這樣的不斷擴(kuò)大的區(qū)域引用。

公式的意思是：計(jì)算自B2單元格開(kāi)始，至公式所在行的B列這個(gè)區(qū)域內(nèi)，有多少個(gè)與同一行中B列值相同的單元格。

除了上面這種情況，我們還會(huì)遇到一些需要篩選后打印的數(shù)據(jù)表，如果按常規(guī)方法輸入序號(hào)后，一旦數(shù)據(jù)經(jīng)過(guò)篩選，序號(hào)就會(huì)發(fā)生錯(cuò)亂。

如何處理才能使序號(hào)在篩選后也能保持連續(xù)呢?

接下來(lái)咱們說(shuō)說(shuō)具體的操作：

A2單元格輸入以下公式向下復(fù)制：

=SUBTOTAL(3,B$1:B2)-1

這時(shí)候再對(duì)C列的工資額進(jìn)行篩選，或是對(duì)B列的姓名進(jìn)行篩選，序號(hào)就始終保持連續(xù)了。

SUBTOTAL函數(shù)只統(tǒng)計(jì)可見(jiàn)單元格的內(nèi)容，通過(guò)給定不同的第一參數(shù)，可以完成計(jì)數(shù)、求和、平均值、乘積等等多種匯總方式。

在本例中，第一參數(shù)是3，就是告訴SUBTOTAL函數(shù)要執(zhí)行的匯總方式是COUNTA。

COUNTA函數(shù)用于計(jì)算區(qū)域中非空單元格的個(gè)數(shù)。

SUBTOTAL(3,區(qū)域)

就是計(jì)算區(qū)域中可見(jiàn)非空單元格的個(gè)數(shù)。

第二參數(shù)B$1:B2的B$1使用了行絕對(duì)引用，當(dāng)公式向下復(fù)制時(shí)會(huì)變成

B$1:B3、B$1:B4、B$1:B5……

也就是引用自B1單元格自公式所在行的B列，這樣一個(gè)逐行遞增的引用區(qū)域，來(lái)判斷可見(jiàn)非空單元格的個(gè)數(shù)。

注意這里有一個(gè)問(wèn)題，A2單元格的公式如果使用

=SUBTOTAL(3,B$2:B2)

在篩選時(shí)雖然序號(hào)沒(méi)有問(wèn)題了，但是篩選的結(jié)果會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤：

至于為什么會(huì)出現(xiàn)這樣的結(jié)果，并沒(méi)有權(quán)威的解釋。

我們只要記得在處理序號(hào)時(shí)，需要將SUBTOTAL函數(shù)的第二參數(shù)引用起始位置寫(xiě)成公式所在行的上一行，再將結(jié)果減1就可以了。

接下來(lái)再看一下，生成間斷的序號(hào)問(wèn)題。

在上圖所示的數(shù)據(jù)表中，會(huì)不規(guī)律的出現(xiàn)一些空行，要求我們?cè)谏尚蛱?hào)的時(shí)候自小到大排列，但是空行不顯示內(nèi)容。

A2單元格輸入以下公式，向下復(fù)制：

=IF(B2="","",MAX(A$1:A1)+1)

也可以使用：

=IF(B2="","",COUNTA(B$2:B2))

第一個(gè)公式是先判斷B2是否為空值，如果B2是空值則返回空，否則計(jì)算自A1單元格開(kāi)始至當(dāng)前單元格上一行的最大值。

第二個(gè)公式也是先判斷B2是否為空值，如果B2是空值則返回空，否則計(jì)算B列自B2單元格開(kāi)始至當(dāng)前單元格的非空單元格個(gè)數(shù)。