從零基礎(chǔ)學(xué)習(xí)EXCEL的方法？

一、一個(gè)次序混亂的表格是不是就是一個(gè)壞表格?

答案是：不一定。

舉個(gè)例子。行政部有個(gè)表格，用于記錄客戶禮品的采購和發(fā)放。很多人的思路是設(shè)置很多列，分別記錄每種禮品的購入數(shù)量、領(lǐng)取人、領(lǐng)取數(shù)量、當(dāng)前庫存。

但這個(gè)思路是不科學(xué)的，甚至根本是寫不出這個(gè)表格的。正確的表格就是像記流水賬那樣，把每個(gè)事件(今天買了什么、買了幾個(gè)，今天誰領(lǐng)走什么、領(lǐng)走幾個(gè))忠實(shí)地記錄下來，看上去亂亂的，但卻可以在另一個(gè)sheet中通過函數(shù)、公式隨時(shí)得到想要知道的數(shù)據(jù)，或者使用數(shù)據(jù)透視表快速從不同角度進(jìn)行分析匯總。

下面這個(gè)圖，就是傳說中的流水賬：

二、怎樣把一個(gè)爛爛的表格規(guī)范化

第零步，先做個(gè)備份。以免在后續(xù)改動(dòng)中改了不該改的東西。

第一步，考察表格結(jié)構(gòu)，不合理的地方重新動(dòng)刀子。但實(shí)際工作中有可能沒那么理想，因?yàn)樵紨?shù)據(jù)不是你采集的，即便看到數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不合適(尤其是缺內(nèi)容)，也只能干瞪眼，有必要同時(shí)又可能的話，打回對(duì)方重寫。

第二步，統(tǒng)一行高、列寬、字體、字號(hào)、對(duì)齊方式，不對(duì)內(nèi)容做任何更改，做這一步的目的僅僅是為了讓自己能在后續(xù)步驟中看著舒服。

第三步，審核計(jì)算公式的統(tǒng)一性。有沒有計(jì)算錯(cuò)誤?有沒有引用錯(cuò)誤?這一點(diǎn)至關(guān)重要，馬虎不得。

第四步，審核數(shù)據(jù)格式的統(tǒng)一性。比如顯示上是8，但其實(shí)是8.2，因?yàn)閱卧窀袷浇o設(shè)成只顯示整數(shù)部分了。再比如文本格式的8和數(shù)字格式的8是有區(qū)別的。

做完以上，大體上就是一份清爽的表格了，如果需要的話，再檢查以下方面(包括但不限于)：

1、數(shù)據(jù)的正確性(有效性)。比如人數(shù)居然出現(xiàn)了小數(shù)、手機(jī)號(hào)碼不是11位、員工出生日期是1902年……

2、重復(fù)數(shù)據(jù)，比如一份圖書清單中，相同的某圖書出現(xiàn)了多次，應(yīng)該合并。

3、公式的優(yōu)化，比如L2=A2+B2+C2+D2+E2+F2+G2+H2+I2+J2+K2，通常是作者一個(gè)格一個(gè)格去點(diǎn)擊的，備不住中間某一次就少點(diǎn)擊一個(gè)，應(yīng)該改成L2=SUM(A2:K2)。即便是L2=A2+C2+E2+G2+I2+K2這種中間隔著相加的，通常也都可以通過SUMIF函數(shù)來實(shí)現(xiàn)，而不必看上去那么一長串。

最后要說的是，以上所有這些都不需要肉眼逐格去審，都可以通過公式、函數(shù)、菜單功能來實(shí)現(xiàn)?；ㄒ欢螘r(shí)間學(xué)習(xí)十幾個(gè)常用函數(shù)和菜單功能，就能在后面的應(yīng)用中輕松把時(shí)間賺回來，投入產(chǎn)出比是1:100。

最后一點(diǎn)，也是職場新人最關(guān)心的問題：

怎么減少excel中的錯(cuò)誤?

1、勤備份：當(dāng)你發(fā)現(xiàn)你做的修改還不如不改，這時(shí)候你為恢復(fù)上一版本數(shù)據(jù)而流的汗，都是當(dāng)初沒備份就改動(dòng)數(shù)據(jù)時(shí)腦子里進(jìn)的水。

2、設(shè)置校驗(yàn)：在幾個(gè)重要節(jié)點(diǎn)或者幾個(gè)關(guān)鍵數(shù)值那里設(shè)置校驗(yàn)，每次改動(dòng)都注意看校驗(yàn)值是否歸0。

3、減少手工錄入：除原始數(shù)據(jù)以外，其他均是計(jì)算所得。原始數(shù)據(jù)能拷貝就不手工錄入。

4、統(tǒng)一：數(shù)據(jù)格式統(tǒng)一，計(jì)算公式統(tǒng)一。

5、擅用輔助列：把一些復(fù)雜的計(jì)算拆分成幾步，便于查錯(cuò)。多出來的一些列在表格完成時(shí)隱藏掉，這一招特別有用哈，千萬不要怕麻煩。

6、擅用數(shù)據(jù)有效性、重復(fù)數(shù)據(jù)檢查、帶條件的顯示格式、單元格注釋等輔助手段。