學(xué)習(xí)教程：Excel排序方法有哪些？

1.按顏色排序
在數(shù)據(jù)分析前期，可以將重點(diǎn)數(shù)據(jù)標(biāo)注出來，如改變單元格填充底色、改變文字顏色。然后在分析過程中，可以將分散在數(shù)據(jù)表不同位置的重點(diǎn)數(shù)據(jù)再集中進(jìn)行查看。此時(shí)可以通過單元格底色、文字顏色進(jìn)行排序。

方法如下：

步驟01：執(zhí)行顏色排序命令。如左下圖所示，城市GDP數(shù)據(jù)中，有三個(gè)重點(diǎn)城市的GDP數(shù)據(jù)是紅色顯示，這是需要引起重點(diǎn)關(guān)注的數(shù)據(jù)。

選中其中一個(gè)紅色數(shù)據(jù)，右擊單元格，單擊菜單中的【排序】和【將所選字體顏色放在最前面】命令。

步驟02：查看結(jié)果。

此時(shí)如右下圖所示，所有紅色顯示的數(shù)據(jù)都排列到了最前面。

2.按筆劃/字母排序
當(dāng)我們需要通過筆劃或者字母進(jìn)行，可以進(jìn)行如下操作。

方法如下：

步驟01：設(shè)置【排序】對話框。單擊Excel軟件中【數(shù)據(jù)】選項(xiàng)卡下【排序】按鈕，可以看到如下圖所示的【排序】對話框。圖中的設(shè)置，表示要對“城市”一列的文字進(jìn)行升序排序。

此時(shí)還需要單擊【選項(xiàng)】按鈕，進(jìn)一步設(shè)置排序規(guī)則。

步驟02：設(shè)置排序規(guī)則。

如左下圖所示，是【排序選項(xiàng)】對話框，在這里可以自由設(shè)置排序的規(guī)則，如這里選擇【筆劃排序】方式。

步驟03：查看結(jié)果。

結(jié)果如右下圖所示，“城市”列的文字都按照首字的筆劃數(shù)量進(jìn)行排序了。

復(fù)雜排序法

對一列數(shù)據(jù)進(jìn)行簡單排序并不能解決所有的排序問題。在數(shù)據(jù)分析過程中，可能需要自行設(shè)置排序條件，以及滿足需求。甚至?xí)龅揭恍├щy的情況，需要借助函數(shù)及其他巧妙方法來避開坑，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)排序。

接下來將會(huì)舉例講解排序會(huì)遇到的復(fù)雜狀況，及其解決辦法。

1.自定義序列排序數(shù)據(jù)排序的規(guī)則比較簡單，根據(jù)數(shù)據(jù)的大小來進(jìn)行即可，文字排序的規(guī)則卻要復(fù)雜得多。

例如像下圖這樣，在分析商品銷量時(shí)，要按照商品分類進(jìn)行排序，按照“褲子-上衣-鞋類-配飾”的順序顯示商品數(shù)據(jù)。

這種情況下，可以自行設(shè)置一個(gè)排序規(guī)則，具體方法如下：

步驟01：打開自定義序列設(shè)置。

如下圖所示，打開【排序】對話框，設(shè)置關(guān)鍵字排序，然后單擊【自定義排序】選項(xiàng)。

步驟02：設(shè)置排序規(guī)則。

如右圖所示，在【自定義序列】對話框中，在【輸入序列】文本框中，按照順序輸入商品的分類名稱，注意名稱之間用英文逗號隔開。然后單擊【添加】按鈕。

步驟03：查看結(jié)果。

完成自定義序列設(shè)置后，關(guān)閉【排序】對話框，就可以看到效果了。

如下圖所示，商品的數(shù)據(jù)按照商品的分類進(jìn)行排序，其分類順序與自定義設(shè)置的順序一致。

2.多列多條件排序

Excel排序功能其實(shí)很強(qiáng)大，可以對多列數(shù)據(jù)進(jìn)行多條件排序。例如按照商品的分類排序，分類相同的情況下，再按照銷售排序，如果銷售相同，再按照售價(jià)排序。如此多的條件，均可在【排序】對話框中進(jìn)行統(tǒng)一設(shè)置。具體設(shè)置方法如下圖所示，單擊【添加條件】按鈕，添加排序條件后即可。按照下圖中的設(shè)置，數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)會(huì)首先按照商品分類排序，再按照商品銷量排序，最后按照商品售價(jià)排序。

3.英文數(shù)字混合排序在對數(shù)據(jù)進(jìn)行排序時(shí)，會(huì)遇到一些棘手的狀況。例如當(dāng)商品名稱是英文與數(shù)字混合，且數(shù)字位數(shù)不一樣時(shí)，排序就會(huì)出錯(cuò)。如下圖所示，當(dāng)對M75、M125、M264進(jìn)行升序排序時(shí)，正確的排序邏輯是，先按照數(shù)據(jù)首字母排序，然后再按照后面的數(shù)字大小排序。然后排序結(jié)果卻是，“M125”和“M164”小于“M75”。原因是數(shù)字的位數(shù)沒有對，字母后面的數(shù)字“1”小于“7”。如果“M75”寫成“M075”就不會(huì)出現(xiàn)這種情況。

按照這樣的解決思路，下面來看看如何通過構(gòu)造輔助列來實(shí)現(xiàn)英文數(shù)字混合的數(shù)據(jù)排序。

步驟01：增加輔助數(shù)據(jù)。

如下圖所示，想對“商品編號”列進(jìn)行排序。增加一列G列，作為輔助數(shù)據(jù)，在G2單元格中輸入公式“=LEFT(B2,1)&TEXT(RIGHT(B2,LEN(B2)-1),"000")”，然后復(fù)制公式完成輔助數(shù)據(jù)增加。該公式的含義是：LEFT(B2,1)，提取B2單元格左邊的字符，即英文字母；RIGHT(B2,LEN(B2)-1，提取B2單元格右邊的數(shù)字；

TEXT(RIGHT(B2,LEN(B2)-1),"000"，將B2單元格提取出來的數(shù)字變成三位數(shù)，不足的位數(shù)用“0”補(bǔ)齊。

步驟02：對“輔助數(shù)據(jù)”排序。

選中G1單元格，執(zhí)行【升序】命令，就可以借助輔助數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)商品編號列的排序了，如下圖所示。

4.排序合并單元格的數(shù)據(jù)在前面章節(jié)中講過，進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)時(shí)最好不要有合并單元格。但是如果獲取到的原始數(shù)據(jù)中，本來合并單元格的情況，且又需要進(jìn)行排序，怎么辦？具體解決思路如下：

步驟01：取消合并單元格。

選中有單元格合并的數(shù)據(jù)區(qū)域，單擊【取消合并單元格】選項(xiàng)，如下圖所示。

步驟02：定位空值輸入公式。

按Ctrl+G鍵，打開【定位條件】對話框，定位空值。然后輸入公式“=a2”，如左下圖所示。

表示A3單元格用A2單元格的數(shù)據(jù)填充。

步驟03：執(zhí)行相同操作。按下鍵盤上的Ctrl+Enter鍵，表示為所有選中的空值單元格執(zhí)行相同的操作，即單元格的值等于上面單元格的值，結(jié)果如右下圖所示。

步驟04：對數(shù)據(jù)排序。

解決了數(shù)據(jù)表中的合并單元格后，就可以對銷量數(shù)據(jù)進(jìn)行排序了。如下圖所示，對銷量數(shù)據(jù)進(jìn)行升序排序，不會(huì)再受到合并單元格的影響。