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Word中的“排序”技巧

提問人:周麗平發(fā)布時(shí)間:2021-07-07

在Excel中可以對文字或數(shù)據(jù)進(jìn)行排序,而在Word中不少人對排序的使用并不在行。其實(shí)Word中的文本都可以按需進(jìn)行排序,筆畫、字母或數(shù)值都可以作為關(guān)鍵字。

Word表格中的排序

Excel對數(shù)據(jù)進(jìn)行排序都是在表格中完成的,這些排序功能也延續(xù)到了Word表格中了。比如,在下方的表格中, 我們需要按照總分進(jìn)行排序,該怎樣操作呢?

打開Word數(shù)據(jù)表,單擊表格的左上角的按鈕全選表格,然后切換到“布局”選項(xiàng)卡,單擊“排序” 出現(xiàn)對話框, 由于表格是有標(biāo)題的,所以先要在最下方選擇“有標(biāo)題行”,這樣在“主要關(guān)鍵字”中會出現(xiàn)標(biāo)題行中的文字,由于我們這里要按照總分從高到低進(jìn)行排序,所以在“主要關(guān)鍵字”中選擇“合計(jì)”,在“類型”中選擇“數(shù)字”,再選擇“降序”,最后單擊“確定”按鈕,這樣表格中的數(shù)據(jù)就會按照合計(jì)的總分從低到高進(jìn)行排序。這里我們還可以選擇次要關(guān)鍵字、第三關(guān)鍵字進(jìn)行排序,這和Excel比較相似。

普通文本能按需排序

Word中除了表格可以進(jìn)行排序,普通的文本也可以進(jìn)行排序,前提是將文本進(jìn)行分段,就可以按照首字的拼音、筆劃進(jìn)行排序。

首先用回車鍵(Enter)對文字進(jìn)行分段分行,然后選中要排序的文本,切換到“開始”選項(xiàng)卡,單擊 (排序) 按鈕彈出對話框, 在“主要關(guān)鍵字”中選擇“域1”,在“類型”中選擇“拼音”,然后選擇“升序”或“ 降序” , 最后單擊“ 確定”按鈕,即可將選中文字按照拼音進(jìn)行排序,我們也可以在“類型”中選擇“筆劃”,讓文本按照筆畫進(jìn)行排序。

段落排序用大綱視圖

文本排序不僅僅可以對單行文字進(jìn)行排序,還可以對整段文字進(jìn)行排序,這里就需要使用標(biāo)題樣式,這樣按照標(biāo)題樣式進(jìn)行排序時(shí),每一個(gè)標(biāo)題下的段落都會跟隨著標(biāo)題進(jìn)行移動。

首先打開文檔,選中段落上的標(biāo)題,可以按住Ctrl鍵分別選中標(biāo)題,然后切換到“開始”選項(xiàng)卡,在“樣式”中選擇“標(biāo)題2”,這樣將段落的標(biāo)題都統(tǒng)一為“標(biāo)題2”樣式,我們也可以使用“格式刷”統(tǒng)一標(biāo)題樣式。

切換到“ 視圖” 選項(xiàng)卡,單擊“大綱視圖”按鈕,切換到大綱界面,這里之所以要切換到大綱視圖,是為了排序時(shí)讓標(biāo)題下的段落跟隨標(biāo)題進(jìn)行移動,如果在頁面視圖中進(jìn)行排序操作,則每段的首字都會參加排序,這樣標(biāo)題和相應(yīng)的段落就會錯(cuò)亂。

在大綱視圖下,按“Ctrl+A”全選所有文本,然后切換到“開始”選項(xiàng)卡,單擊“排序”按鈕彈出對話框,在“主要關(guān)鍵字”下選擇“段落數(shù)”,在“類型”中選擇“筆劃”,單擊“確定”按鈕,則可讓段落按照筆畫進(jìn)行排序。

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