妙用Word提高辦公效率

1、Word 的模板

1.1、模板

Word模板是一種文檔類型，隨著打開的過程會自動創(chuàng)建副本。例如，商務計劃是在Word 中編寫的一種常用文檔。您只需打開一個模板，然后填充特定于您的文檔的文本和信息即可。在把文檔保存為文件時，文檔與文檔之間會以模板分開保存?？梢栽贛icrosoft Office Online 上找到大多數(shù)種類的文檔的Word 模板。如果您已連接到Internet，請單擊“Office按鈕”，單擊“新建”，彈出如圖1所示的“新建文檔”對話框，然后單擊所需的模板類別，即可進行對應的模板下載。

圖1 “新建文檔”對話框

1.2、頁眉與頁腳

頁眉和頁腳是文檔中每個頁面的頂部、底部和兩側頁邊距(頁邊距：頁面上打印區(qū)域之外的空白空間。)中的區(qū)域。可以在頁眉和頁腳中插入或更改文本或圖形。例如，可以添加頁碼、時間和日期、公司徽標、文檔標題、文件名或作者姓名。

Word 2007中可以通過如圖2所示的“插入”選項卡的“頁眉和頁腳”選項組來對頁眉、頁腳和頁碼的格式進行設置。單擊選項組中的“眉”選項，可以按系統(tǒng)內置的頁眉格式快速地對頁眉進行設置;單擊選項組中的“頁腳”選項，可以按系統(tǒng)內置的頁腳格式快速地對頁眉進行設置。單擊選項組中的“頁碼”選項，則彈出如圖3所示的“頁碼”設置的下拉菜單，從子項中可以將頁碼置于頁面頂端、底端或插在當前光標處;當我們點擊“設置頁碼格式(F)…”時，會彈出如圖4所示的“頁面格式”對話框，可以對“編號格式”和“頁碼編號”的位置進行設置。

圖2 “頁眉和頁腳”選項組

圖3 “頁碼”設置

圖4 “頁碼格式”對話框

當在插入頁眉、頁腳或頁碼時，Word 2007的選項卡中就會多出了一個如圖5所示的“頁眉與頁腳工具設計”選項卡，待頁眉、頁腳或頁碼按要求設置以后，再單擊此選項卡的“關閉”選項組的“關閉頁眉和頁腳”選項即完成了頁眉和頁腳設置。

圖5 “頁眉與頁腳工具設計”選項卡

1.3、打印預覽

“打印預覽”主要是提供一個“所見即所得”的文檔打印效果，供用戶判斷文檔的格式設置的是否符合要求，并可以作出相應的調整，并且不需要打印到紙介質上，從而節(jié)省了紙張和時間。

單擊“快速訪問工具欄”中的打印預覽按鈕或“Office 按鈕”下“打印(P)”-“打印預覽(V)”命令，即可打開如圖6所示“打印預覽”窗口，通過此窗口可以對“打印”、“單頁顯示”、“多頁顯示”、“顯示比例”等進行設置。

圖6 “打印預覽”窗口

利用“打印預覽”選項卡可以對文檔將要打印到紙介質上效果進行合理的設置，當確定頁面布局、紙張方向、頁邊距等設置完全正確后，單擊“打印預覽”選項卡中的“預覽”選項組中的“關閉打印預覽”選項按鈕即可返回編輯狀態(tài)。

1.4、打印設置

打印是文稿編輯好以后，經(jīng)打印預覽確定可以直接通過打印機打印到紙介質上，在Word 2007中可以單擊“快速訪問工具欄”中的打印按鈕或“Office 按鈕”下“打印(P)”-“打印(P)”命令就會打開如圖7所示的“打印”對話框中。

圖7 “打印”對話框

“打印”對話框中的按鈕和其他選項的功能：

“名稱”在此列表中，單擊已安裝并且要使用的打印機。

“狀態(tài)”對于所選打印機，指示該打印機的狀態(tài)，例如空閑、忙碌或您的打印作業(yè)之前的文件數(shù)量。

“類型”對于所選打印機，指示所選打印機的類型，例如激光。

“位置”對于所選打印機，指示該打印機的位置或者該打印機連接到哪個端口。

“備注”對于所選打印機，指示您可能需要知道的有關此打印機的任何其他信息。

“屬性”單擊此按鈕可更改正在使用的打印機的屬性，例如紙型。

“查找打印機”單擊此按鈕可查找能夠訪問的打印機。

“打印到文件”選中此復選框可從文檔創(chuàng)建文件而不是直接將文檔發(fā)送到打印機。此文件使用打印格式(如字體選擇和顏色

規(guī)范)保存在可打印到其他打印機的.prn 文件中。

“份數(shù)”在此列表中，單擊要打印的份數(shù)。

“逐份打印”如果希望打印作業(yè)按照您在文檔中創(chuàng)建的順序進行打印，則選中此復選框。如果要打印多份，則此復選框可用。

“每頁的版數(shù)”在此列表中，單擊將出現(xiàn)在一個打印頁上的頁數(shù)。

“按紙張大小縮放”在此列表中，單擊打印文檔所需的紙張大小。

“全部”單擊此選項可打印文件中的所有頁面。

“當前頁”單擊此選項可以只打印光標當前所在的頁。

“頁碼范圍”單擊此選項并在框中添加頁碼或頁面范圍。

“打印內容”在此列表中，單擊要打印的元素。

“打印”在此列表中，單擊是要打印所有頁面、奇數(shù)頁還是偶數(shù)頁。

“選項”單擊此按鈕可轉到“Word 選項”對話框的“顯示”類別中的更多打印選項。

“確定”單擊此按鈕可將文檔發(fā)送到打印機。

“取消”單擊此按鈕可返回文檔而不打印它。

3.3.1、表格邊框的設置

選中要設置框線的表格后右擊，從彈出的菜單中選擇“邊框與底紋(B)…”菜單命令，則彈出如圖16所示的邊框與底紋對話框，再從“邊框”選項卡中按①、②、③、④的順序依次進行邊框的樣式、顏色、線寬和類型的設置，其中第④步的操作還可以分別直接單擊“預覽”部分的各種框線的按鈕可以自定義各種類型框線的樣式;

另外也可以通過表格的“設計”選項卡進行設置，將設置的表格的單元格選中，通過如圖17所示的表格的“設計”選項卡的“繪圖邊框”選項組的“表樣式”選項組中的“筆樣式”按鈕設置框線類型、“筆畫粗細”按鈕設置線寬、“筆顏色”按鈕設置框線顏色、“邊框”按鈕來設置邊框的類型。

3.3.2、表格底紋的設置

選中要設置框線的表格后右擊，從彈出的菜單中選擇“邊框與底紋(B)…”菜單命令，則彈出如圖18所示的邊框與底紋對話框，再從“底紋”選項卡中通過“填充”的顏色下拉鈕設置填充顏色，通過“圖案”的“樣式”下拉鈕設置填充樣式即可實現(xiàn)底紋的設置。