文檔多人共享編輯實例教程

1、Word文檔的快速拆分

先用Word 2010打開總結報告提綱，選中總結報告的總標題“2010年度企業(yè)總結報告”，在“開始”選項卡的“樣式”列表中單擊選擇“標題”，把它設置為標題樣式。同樣分別把財務情況、公司業(yè)績、人員管理、安全制度、總結5部分的首行標題都設置為“標題1”樣式。當然如果你的總結報告本來就已經(jīng)設置了相應標題樣式這一步就可以省了。

現(xiàn)在單擊Word窗口下狀態(tài)欄右側的“大綱視圖”圖標切換到“大綱視圖”。在“大綱”選項卡的“主控文檔”區(qū)域中單擊“顯示文檔”展開“主控文檔”區(qū)域。 按Ctrl+A鍵選中全文，單擊“主控文檔”區(qū)域的“創(chuàng)建”圖標，即可把文檔拆分成6個子文檔，系統(tǒng)會將拆分開的6個子文檔內(nèi)容分別用框線圍起來。

最后把文檔命名為“2010總結報告.DOCX”保存到一個單獨的文件夾(D:2010總結報告)后退出，保存時Word會同時在該文件夾中創(chuàng)建2010年度企業(yè)總結報告.DOCX、財務情況.DOCX、公司業(yè)績.DOCX等6個子文檔分別保存拆分的6部分內(nèi)容。

自動拆分以設置了標題、標題1樣式的標題文字做為拆分點，并默認以首行標題作為子文檔名稱。若想自定義子文檔名，可在第一次保存主文檔前，雙擊框線左上角的圖標打開子文檔，在打開的Word窗口中單擊“保存”即可自由命名保存子文檔。在保存主文檔后子文檔就不能再改名、移動了，否則主文檔會因找不到子文檔而無法顯示。

2、Word文檔的匯總修訂

把“D:2010總結報告”文件夾下的6個子文檔按分工發(fā)給6個人進行編輯，記住交代他們不能改文件名。等大家編輯好各自的文檔發(fā)回后，我們再把這些文檔復制粘貼到“D:2010總結報告”文件夾下覆蓋同名文件，即可完成匯總。

現(xiàn)在打開主文檔“2010總結報告.DOCX”，你會看到文檔中只有幾行子文檔的地址鏈接。我們得先切換到大綱視圖，在“大綱”選項卡中單擊“展開子文檔”才能顯示各新子文檔內(nèi)容?，F(xiàn)在的主文檔已經(jīng)是編輯匯總好的總結報告了，你可以直接在文檔中進行修改、批注，修改的內(nèi)容、修訂記錄和批注都會同時保存到對應子文檔中。

主文檔修改完成后先保存一下，再把“D:2010總結報告”文件夾下的子文檔重新發(fā)回給對應的人，大家就可以按修訂、批注內(nèi)容進行修改完善了。重復此步驟直到總結報告最終完成。

3、轉成普通文檔

總結報告完成后得交給老板審閱，考慮到主文檔打開時不會自動顯示內(nèi)容且必須附上所有子文檔等問題，顯然不宜直接上交主文檔。因此我們還需要把編輯好的主文檔轉成一個普通文檔再上交老板審閱。

打開主文檔“2010總結報告.DOCX”，在大綱視圖下單擊“大綱”選項卡中的“展開子文檔”以完整顯示所有子文檔內(nèi)容。再按Ctrl+A鍵全選所有顯示的子文檔內(nèi)容，單擊“大綱”選項卡中的“顯示文檔”展開“主控文檔”區(qū)，單擊“取消鏈接”即可。最后單擊“Office”按鈕選擇“另存為/Word文檔”，命名另存即可得到合并后的一般文檔。在此最好不要直接保存，畢竟原來的主文檔以后再編輯可能還用得到。

事實上，在Word中單擊“插入”選項卡的“對象”選擇“文件中的文字”也可以快速合并多人分寫的文檔，操作還要簡單得多。我們之所以要使用主控文檔，主要在于主文檔中進行的格式設置、修改、修訂等等內(nèi)容都能自動同步到對應子文檔中，這一點在需要重復修改、拆分、合并時特別重要。