進(jìn)行文檔協(xié)作時(shí)如何分配文檔

1、打開主文檔，單擊狀態(tài)欄右側(cè)的【大綱視圖】按鈕切換到大綱視圖。如圖2所示。

圖2 切換到大綱視圖

2、在打開的“大綱”選項(xiàng)卡中，單擊“主控文檔”選項(xiàng)組中的【顯示文檔】按鈕將“主控文檔”選項(xiàng)組展開。如圖3所示。

圖3 展開“主控文檔”選項(xiàng)組

3、單擊標(biāo)題左側(cè)的分組符號()選中需要拆分到子文檔中的標(biāo)題和文本，單擊“主控文檔”選項(xiàng)組中的【創(chuàng)建】按鈕將所選內(nèi)容創(chuàng)建為一個(gè)獨(dú)立的子文檔。創(chuàng)建完成后，系統(tǒng)會將該部分用虛線框標(biāo)出。如圖 4所示。

圖 4 創(chuàng)建子文檔

4、用同樣的方法在主文檔中創(chuàng)建其他子文檔，將主文檔拆分成幾個(gè)獨(dú)立的部分。

5、單擊【Office按鈕】，執(zhí)行【另存為】命令，在隨即打開的“另存為”對話框中輸入主文檔的文件名，然后單擊【保存】按鈕即可保存新的主文檔和其子文檔。如圖 5所示。

圖 5 保存文檔

Word將自動(dòng)為子文檔命名，保存后的主文檔和其子文檔如圖 6所示(其中“用戶手冊”為主文檔，其余5個(gè)為子文檔)。

圖 6 主控文檔和其子文檔

當(dāng)每個(gè)子文檔分別由不同作者編寫完成后，將他們再次合并到主文檔的步驟如下：

1、將各個(gè)子文檔放在原來的目錄下。

2、打開主控文檔(此例中的“用戶手冊”即為主控文檔)。

3、單擊狀態(tài)欄右側(cè)的【大綱視圖】按鈕()打開大綱視圖。

4、單擊“主控文檔”選項(xiàng)組中的【顯示文檔】按鈕將“主控文檔”選項(xiàng)組展開。

5、單擊【展開子文檔】按鈕將主控文檔中的子文檔鏈接展開。這樣就可以在打開的主控文檔中看到由各個(gè)作者編寫的子文檔了。如圖 7所示。

圖 7 展開子文檔

6、選中這些子文檔，單擊“主控文檔”選項(xiàng)組中的【取消鏈接】按鈕，這時(shí)，劃分各個(gè)子文檔的虛線框就會消失，各個(gè)子文檔又重新合并到了主控文檔中。如圖 8所示。

圖 8 在主控文檔中去取消各子文檔的鏈接

7、再次保存文檔，此時(shí)這些子文檔又重新合并到原來的主文檔中了。