如何對文檔進(jìn)行比較和合并？

(1 )在“審閱”選項卡的“比較”組中單擊“比較”按鈕，在打開的下拉列表中選擇“比較”選項，如圖1所示。

(2)打開“比較文檔”對話框，在“原文檔”下拉列表中選擇要將來自多個來源的修訂組合到其中的文檔，在“修訂的文檔”下拉列表中選擇含有修汀內(nèi)容的文檔。單擊“更多”按鈕，在打開的“比較設(shè)置”欄和“顯示修訂”欄中進(jìn)行進(jìn)一步設(shè)置，如這里選擇“新文檔”單選按鈕使Word顯示一個新建文檔，該文檔接受原始文檔的修訂，并將修訂后的文檔中的更改顯示為修訂，完成設(shè)置后單擊“確定”按鈕關(guān)閉對話框，如 圖2所示。

(3)此時，Word將給出提示對話框，如圖3所示，單擊“是’按鈕迸行文檔比較。新文檔中會顯示文檔比較結(jié)果，如圖4所示。在“比較的文檔”窗格中瀏覽文檔時，右側(cè)“原文檔”和“修訂的文檔”窗格中的文檔會隨之滾動，顯示對應(yīng)的內(nèi)容。

(4)在文檔審閱完畢后，在“審閱”選項卡的“比較”組中單擊“比較”按鈕，在下拉列表中選擇“合并”選項打開“合并文檔”對話框，選擇需要合并的文檔，并對其他參數(shù)進(jìn)行設(shè)置，如圖5所示，完成設(shè)置后單擊“確定”按鈕關(guān)閉對話框。

(5)此時，Word將創(chuàng)建一個新文檔放置合并的文檔。在“審閱”選項卡的“更改”組中單擊“接受”按鈕上的下三角按鈕，在展開的列表中選擇“接受所有修訂”選項， 如圖6所示。此時可獲得一個包含兩個文檔所有內(nèi)容的文檔，保存該文檔，完成文檔的合并操作。

提示：當(dāng)兩個用戶分別對同一個文檔進(jìn)行編輯修改后，使用Word的合并文檔功能能夠生成一個包含這兩個用戶的編輯內(nèi)容的單一文檔。此時，合并后的文檔將包含這兩個文檔的所有內(nèi)容，對于任何一個文檔中存在而另一個文檔不存在的內(nèi)容，Word都將其作為插入文本而用修訂標(biāo)記標(biāo)識出來，用戶可以通過接受或拒絕這些修訂內(nèi)容來控制合并文檔的內(nèi)容。同樣，如果兩個文檔存在格式差別，合并后的文檔會以修訂方式標(biāo)識出來，用戶可以通過接受或拒絕來選擇使用哪個格式。