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如何對文檔進(jìn)行比較和合并?

提問人:周麗平發(fā)布時間:2021-06-29

(1 )在“審閱”選項卡的“比較”組中單擊“比較”按鈕,在打開的下拉列表中選擇“比較”選項,如圖1所示。

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(2)打開“比較文檔”對話框,在“原文檔”下拉列表中選擇要將來自多個來源的修訂組合到其中的文檔,在“修訂的文檔”下拉列表中選擇含有修汀內(nèi)容的文檔。單擊“更多”按鈕,在打開的“比較設(shè)置”欄和“顯示修訂”欄中進(jìn)行進(jìn)一步設(shè)置,如這里選擇“新文檔”單選按鈕使Word顯示一個新建文檔,該文檔接受原始文檔的修訂,并將修訂后的文檔中的更改顯示為修訂,完成設(shè)置后單擊“確定”按鈕關(guān)閉對話框,如 圖2所示。

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(3)此時,Word將給出提示對話框,如圖3所示,單擊“是’按鈕迸行文檔比較。新文檔中會顯示文檔比較結(jié)果,如圖4所示。在“比較的文檔”窗格中瀏覽文檔時,右側(cè)“原文檔”和“修訂的文檔”窗格中的文檔會隨之滾動,顯示對應(yīng)的內(nèi)容。

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(4)在文檔審閱完畢后,在“審閱”選項卡的“比較”組中單擊“比較”按鈕,在下拉列表中選擇“合并”選項打開“合并文檔”對話框,選擇需要合并的文檔,并對其他參數(shù)進(jìn)行設(shè)置,如圖5所示,完成設(shè)置后單擊“確定”按鈕關(guān)閉對話框。

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(5)此時,Word將創(chuàng)建一個新文檔放置合并的文檔。在“審閱”選項卡的“更改”組中單擊“接受”按鈕上的下三角按鈕,在展開的列表中選擇“接受所有修訂”選項, 如圖6所示。此時可獲得一個包含兩個文檔所有內(nèi)容的文檔,保存該文檔,完成文檔的合并操作。

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提示:當(dāng)兩個用戶分別對同一個文檔進(jìn)行編輯修改后,使用Word的合并文檔功能能夠生成一個包含這兩個用戶的編輯內(nèi)容的單一文檔。此時,合并后的文檔將包含這兩個文檔的所有內(nèi)容,對于任何一個文檔中存在而另一個文檔不存在的內(nèi)容,Word都將其作為插入文本而用修訂標(biāo)記標(biāo)識出來,用戶可以通過接受或拒絕這些修訂內(nèi)容來控制合并文檔的內(nèi)容。同樣,如果兩個文檔存在格式差別,合并后的文檔會以修訂方式標(biāo)識出來,用戶可以通過接受或拒絕來選擇使用哪個格式。

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