對文檔進行比較和合并的操作方法

1、在“審閱”選項卡的“比較”組中單擊“比較”按鈕，在打開的下拉列表中選擇“比較”選項，如圖1所示。

圖1　選擇“比較”選項

2、打開“比較文檔”對話框，在“原文檔”下拉列表中選擇要將來自多個來源的修訂組合到其中的文檔，在“修訂的文檔”下拉列表中選擇含有修訂內容的文檔。單擊“更多”按鈕，在打開的“比較設置”欄和“顯示修訂”欄中進行進一步設置，如這里選擇“新文檔”單選按鈕使Word顯示一個新建文檔，該文檔接受原始文檔的修訂，并將修訂后的文檔中的更改顯示為修訂，完成設置后單擊“確定”按鈕關閉對話框，如圖2所示。

圖2　“比較文檔”對話框

3、此時，Word將給出提示對話框，如圖3所示，單擊“是”按鈕進行文檔比較。新文檔中會顯示文檔比較結果，如圖4所示。在“比較的文檔”窗格中瀏覽文檔時，右側“原文檔”和“修訂的文檔”窗格中的文檔會隨之滾動，顯示對應的內容。

圖3　Word提示對話框

圖4　顯示比較結果

4、在文檔審閱完畢后，在“審閱”選項卡的“比較”組中單擊“比較”按鈕，在下拉列表中選擇“合并”選項打開“合并文檔”對話框，選擇需要合并的文檔，并對其他參數(shù)進行設置，如圖5所示，完成設置后單擊“確定”按鈕關閉對話框。

圖5　“合并文檔”對話框

5、此時，Word將創(chuàng)建一個新文檔放置合并的文檔。在“審閱”選項卡的“更改”組中單擊“接受”按鈕上的下三角按鈕，在展開的列表中選擇“接受所有修訂”選項，如圖6所示。此時可獲得一個包含兩個文檔所有內容的文檔，保存該文檔，完成文檔的合并操作。

圖6　選擇“接受所有修訂”選項

注意

當兩個用戶分別對同一個文檔進行編輯修改后，使用Word的合并文檔功能能夠生成一個包含這兩個用戶的編輯內容的單一文檔。此時，合并后的文檔將包含這兩個文檔的所有內容，對于任何一個文檔中存在而另一個文檔不存在的內容，Word都將其作為插入文本而用修訂標記標識出來，用戶可以通過接受或拒絕這些修訂內容來控制合并文檔的內容。同樣，如果兩個文檔存在格式差別，合并后的文檔會以修訂方式標識出來，用戶可以通過接受或拒絕來選擇使用哪個格式。