文檔中添加批注的方法

步驟1：打開(kāi)Word文檔，將插入點(diǎn)光標(biāo)放置到需要添加批注內(nèi)容的后面，或選擇需要添加批注的對(duì)象。在“審閱”選項(xiàng)卡中的“批注”組中單擊“新建批注”按鈕，此時(shí)在文檔中將會(huì)出現(xiàn)批注框。在批注框中輸入批注內(nèi)容即可創(chuàng)建批注，如圖1所示。

圖1　輸入批注

步驟2：在“修訂”組中單擊“修訂選項(xiàng)”按鈕，在打開(kāi)的“修訂選項(xiàng)”窗格中單擊“高級(jí)選項(xiàng)”按鈕，如圖2所示。

圖2　單擊“高級(jí)選項(xiàng)”按鈕

步驟3：打開(kāi)“高級(jí)修訂選項(xiàng)”對(duì)話框，在“批注”下拉列表中設(shè)置批注框的顏色，在“指定寬度”增量框中輸入數(shù)值設(shè)置批注框的寬度，在“邊距”下拉列表中選擇“左”選項(xiàng)將批注框放置到文檔的左側(cè)，完成設(shè)置后單擊“確定”按鈕，如圖3所示。

圖3　“高級(jí)修訂選項(xiàng)”對(duì)話框

步驟4：批注框的樣式和位置發(fā)生了改變，如圖4所示。

圖4　改變批注框的樣式和位置

步驟5：Word 2016能夠?qū)⒃谖臋n中添加批注的所有審閱都記錄下來(lái)。在“修訂”組中單擊“顯示標(biāo)記”按鈕，在下拉列表中選擇“特定人員”選項(xiàng)，在打開(kāi)的審閱者名單列表中選擇相應(yīng)的審閱者，可以僅查看該審閱者添加的批注，如圖5所示。

圖5　指定特定審閱者

步驟6：在“修訂”組中單擊“審閱窗格”按鈕上的下三角按鈕，單擊“垂直審閱窗格”選項(xiàng)將打開(kāi)“垂直審閱窗格”，如圖6所示。用戶可以在審閱窗格中查看文檔中的修訂和批注，并且隨時(shí)更新修訂的數(shù)量。

圖6　打開(kāi)“垂直審閱窗格”

技巧點(diǎn)撥

如果需要更新文檔中的修訂數(shù)量，可以單擊“審閱窗格”右上角的“更新修訂數(shù)量”按鈕。如果需要在“審閱窗格”中顯示修訂或批注的詳細(xì)情況匯總，可以單擊“顯示詳細(xì)匯總”按鈕。如果需要將顯示的詳細(xì)匯總隱藏，可以單擊“隱藏詳細(xì)匯總”按鈕。

步驟7：將插入點(diǎn)光標(biāo)放置到批注框中，在“批注”組中單擊“刪除批注”組的下三角按鈕，在下拉菜單中單擊“刪除”選項(xiàng)，當(dāng)前批注將會(huì)被刪除，如圖7所示。

圖7　選擇“刪除”命令