怎么使用Word制作商務(wù)邀請(qǐng)函時(shí)批量加入客戶信息呢？

圖1 從Outlook聯(lián)系人中選擇

2. 在隨即打開(kāi)的“選擇聯(lián)系人”對(duì)話框中，選中Outlook中的“客戶”聯(lián)系人列表(前提是已經(jīng)在Outlook中創(chuàng)建了“客戶”聯(lián)系人文件夾)，然后單擊【確定】按鈕，如圖2所示。

圖2 選中聯(lián)系人列表

3. 在隨即進(jìn)入的“郵件合并收件人”對(duì)話框中，可以看到從Outlook中導(dǎo)入進(jìn)來(lái)的所有客戶信息。不過(guò)，小黃只想給“經(jīng)理”和“總經(jīng)理”級(jí)別的客戶發(fā)送邀請(qǐng)函，所以他需要在“調(diào)整收件人列表”選項(xiàng)區(qū)域中，單擊的“篩選”文本鏈接，以篩選符合條件的客戶，如圖3所示。

圖3 篩選客戶

4. 在隨即打開(kāi)的“篩選和排序”對(duì)話框中，將“域”設(shè)置為“職稱”，“比較關(guān)系”設(shè)置為“包含”，“比較對(duì)象”設(shè)置為“經(jīng)理”，或者“總經(jīng)理”，如圖4所示。

圖4 篩選條件

5. 單擊【確定】按鈕關(guān)閉“篩選和排序”對(duì)話框后，在“郵件合并收件人”對(duì)話框中就只?！敖?jīng)理”和“總經(jīng)理”級(jí)別的客戶了?？梢栽谑占肆斜砜蛑?，通過(guò)向右拖動(dòng)水平滾動(dòng)條，來(lái)查看“職稱”列中的信息，進(jìn)行確認(rèn)，如圖5所示。

圖5 查看職稱

6. 最后，單擊【確定】按鈕關(guān)閉“郵件合并收件人”對(duì)話框，聯(lián)系人添加完成。

插入合并域

將Outlook中的客戶信息導(dǎo)入到邀請(qǐng)函文檔中后，客戶信息并不會(huì)自動(dòng)顯示在正文中，需要通過(guò)“插入合并域”的方式來(lái)顯示客戶的相關(guān)信息。

1. 首先，將光標(biāo)定位到需要顯示客戶姓名的位置上，然后在“郵件”選項(xiàng)卡的“編寫(xiě)和插入域”選項(xiàng)組中，單擊“插入合并域”下三角按鈕，在隨即打開(kāi)的下拉列表中單擊“名”選項(xiàng)，如圖6所示。

圖6 插入名

2. 此時(shí)，便可以在文檔當(dāng)前位置上看到已插入的“名”域，如圖7所示。

圖7 插入的名

設(shè)置郵件合并的決策功能

在邀請(qǐng)函中，需要根據(jù)“性別”來(lái)設(shè)置不同的稱謂以示尊敬，即性別為“女”，稱謂為“女士”，性別為“男”，則稱謂為“顯示”。因此，小黃需要通過(guò)指定“規(guī)則”，來(lái)添加郵件合并的決策功能。

1. 光標(biāo)定位在已插入的“名”域的后面，然后在“編寫(xiě)和插入域”選項(xiàng)組中，單擊“規(guī)則”下三角按鈕，在隨即打開(kāi)的下拉列表中執(zhí)行【如果…那么…否則…】命令，如圖8所示。

圖8 選擇規(guī)則

2. 在隨即打開(kāi)的“插入Word域:IF”對(duì)話框中，將“域名”設(shè)置為“性別”域,,“比較條件”設(shè)置為“等于”，“比較對(duì)象”設(shè)置為“1”(從Outlook導(dǎo)入聯(lián)系人時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)將“性別”字段轉(zhuǎn)換為了“布爾值”，即“1”代表“女”，“2”代表“男”)，并在“則插入此文字”列表框中輸入“女士”，在“否則插入此文字”列表框中輸入“先生”，如圖9所示。

圖9 設(shè)定規(guī)則

3. 單擊【確定】按鈕，關(guān)閉對(duì)話框后，所設(shè)置的規(guī)則即被啟用?？稍凇邦A(yù)覽結(jié)果”選項(xiàng)組中單擊【預(yù)覽結(jié)果】按鈕來(lái)查看合并后的結(jié)果，也可通過(guò)單擊【下一記錄】或【上一記錄】按鈕逐條預(yù)覽，如圖10所示。

圖10 預(yù)覽結(jié)果