word修訂+對(duì)比的實(shí)用技巧

1、開(kāi)啟/關(guān)閉修訂模式

如上圖(word2013)，點(diǎn)擊審閱，左鍵單擊選擇修訂圖標(biāo)，便進(jìn)入修訂模式;或者點(diǎn)擊修訂下面的小三角出現(xiàn)下拉菜單后再選擇。

其他版本：2010和2007的步驟和布局相同，2003則是工具→修訂，如下圖

進(jìn)入修訂模式后，便可以保留所有track——更改文檔，先開(kāi)修訂。

2、修訂與查看

上圖是修訂模式下同一部位的不同顯示狀態(tài)，左側(cè)灰色或紅色的作用在于：

1)標(biāo)記修訂位置;

2)明確修訂的顯示狀態(tài)——紅色(上左圖)：隱藏狀態(tài)，此時(shí)只顯示更改后的內(nèi)容，便于直接審閱更改后的內(nèi)容;

灰色(上右圖)：顯示狀態(tài)，此時(shí)顯示更改、刪除或添加的內(nèi)容，便于進(jìn)行更改前后對(duì)比。

鼠標(biāo)左鍵單擊該線條，即可實(shí)現(xiàn)兩種狀態(tài)的切換。

3、接受/拒絕和結(jié)束修訂

顯而易見(jiàn)，對(duì)于在修訂模式下的更改內(nèi)容而言，無(wú)論是刪除還是添加，接受是指接受刪除或添加，拒絕則是撤銷刪除或添加內(nèi)容而保留原內(nèi)容。操作方式有兩種，一是可以直接將光標(biāo)置于修訂處，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵(下左圖);二是在菜單欄上進(jìn)行選擇，注意菜單欄中既可以逐條選擇，也可以選擇全部接受或全部拒絕(下右圖)。

結(jié)束修訂即取消文檔的修訂模式，可以直接左鍵點(diǎn)擊菜單欄中的修訂(即開(kāi)啟修訂處)取消修訂，也可以在菜單欄中的接收或拒絕下拉菜單中直接選擇“接受所有更改并停止修訂”或“拒絕所有更改并停止修訂”(上圖左)。

注意：

多次修訂：重新打開(kāi)文檔(無(wú)論是否重新開(kāi)始新的修訂)進(jìn)行修訂時(shí)，系統(tǒng)均自動(dòng)視為新的修訂，并自動(dòng)以不同顏色區(qū)分。

字?jǐn)?shù)：修訂過(guò)程中，刪除文字(如前面圖中)不計(jì)入word文檔的字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)。復(fù)制：修訂過(guò)程中，無(wú)法復(fù)制刪除文字(如前面圖中)。

鎖定：修訂下拉菜單中可選擇鎖定修訂，設(shè)置該文檔修訂保護(hù)密碼，防止他人取消修訂。

比較

Word自帶對(duì)比操作簡(jiǎn)單功能實(shí)用，主要用于對(duì)比同一文檔的不同版本之間的差別，或合并同一文檔的不同修訂版本。

以下面兩文檔為例：

文檔一(作為原文檔)：

文檔二(作為修訂文檔)：

操作步驟：

如下圖，選擇審閱→比較→比較

彈出下面的對(duì)話框↓

分別瀏覽選擇原文檔和修訂的文檔，點(diǎn)擊確定，即顯示下述對(duì)比結(jié)果↓

保存對(duì)比文件后，則生成帶有修訂標(biāo)記的原文檔，如下圖↓

注意：

對(duì)比時(shí)，帶有修訂格式的文檔自動(dòng)視為全部接受修訂，及對(duì)比修訂后的內(nèi)容。