關(guān)于編號(hào)的那些事,你學(xué)會(huì)了嗎?
1、自動(dòng)編號(hào)的基本應(yīng)用
在Word2003/Word2007/Word2010/Word2013中,對(duì)于已經(jīng)錄入到word中的段落,我們可以直接給段落加上圖形或數(shù)字編號(hào)。
選中段落,切換到“開(kāi)始”選項(xiàng)卡,單擊“段落”選項(xiàng)組中的“項(xiàng)目符號(hào)”,可以給段落前添加各種圖形符號(hào)。如果需要其它外觀的符號(hào),可選擇“定義新項(xiàng)目符號(hào)”彈出對(duì)話框(如圖1),單擊“符號(hào)”可選擇各種其它符號(hào),還可以單擊“圖片”選擇個(gè)性化的圖片作為項(xiàng)目符號(hào)。
如果要用數(shù)字對(duì)段落進(jìn)行編號(hào),選中段落后,單擊“段落”選項(xiàng)組中的“編號(hào)”,可以選擇數(shù)字的樣式(如圖2),選擇“定義編號(hào)格式”彈出對(duì)話框,可以修改數(shù)字編號(hào)的字體、對(duì)齊樣式等,這樣可以讓其格式與段落文字的格式不一樣。
圖1
圖2
2、調(diào)整編號(hào)與文本間距
在使用自動(dòng)編號(hào)后,編號(hào)和文本之間的距離可能不符合個(gè)人的要求,此時(shí)可以在多級(jí)列表中進(jìn)行調(diào)節(jié)。
按住Ctrl鍵,分別選中要調(diào)節(jié)編號(hào)距離的段落,單擊“段落”選項(xiàng)組中的“多級(jí)列表”,選擇“定義新的多級(jí)列表”彈出對(duì)話框(如圖3),在“位置”選項(xiàng)中,可以修改編號(hào)的“對(duì)齊位置”和“文本縮進(jìn)位置”的數(shù)值,這樣就能調(diào)整編號(hào)與文本段落之間的距離。
圖3
3、多級(jí)標(biāo)題編號(hào)的設(shè)置
在編號(hào)時(shí),我們要實(shí)現(xiàn)一級(jí)標(biāo)題下的編號(hào)為1、2、3,一級(jí)標(biāo)題下的二級(jí)標(biāo)題的編號(hào)為1.1、1.2、1.3……,2.1、2.2……(如圖4)。
圖4
首先選中一級(jí)標(biāo)題(即加粗的文字),可先選中一級(jí)標(biāo)題,切換到“開(kāi)始”選項(xiàng)卡,單擊“編輯”選項(xiàng)組中的“選擇/選擇所有相似文本”,這樣即可選中其它標(biāo)題(如圖5),也可以按住“Ctrl”不放,分別單擊加粗的標(biāo)題行進(jìn)行選中;然后右擊選擇“段落”彈出對(duì)話框,在“常規(guī)”的“大綱級(jí)別”中選擇“一級(jí)”,最后為一級(jí)標(biāo)題加上數(shù)字編號(hào)。
圖5
用同樣的方法將二級(jí)標(biāo)題(即為加粗的文字)的“大綱級(jí)別”設(shè)置為“二級(jí)”,然后單擊“多級(jí)列表”選擇“列表庫(kù)”中的編號(hào)(如圖6),這樣所有的二級(jí)標(biāo)題編號(hào)都是從1開(kāi)始的;選中第二個(gè)標(biāo)題下的二級(jí)小標(biāo)題,單擊“多級(jí)列表”選擇“列表樣式”下的2開(kāi)頭的數(shù)字編號(hào),這樣第二個(gè)標(biāo)題下的二級(jí)小標(biāo)題的編號(hào)就是2.1、2.2……。
圖6
4、撤銷(xiāo)自動(dòng)編號(hào)功能
在Word中,我們?cè)谳斎霐?shù)字和標(biāo)點(diǎn)后再輸入文字,只要按下回車(chē)鍵(Enter),就會(huì)自動(dòng)生成后續(xù)數(shù)字編號(hào),雖然很智能,但有時(shí)卻是“自作聰明”,讓人厭煩。如果要取消次功能,可選擇菜單“文件/選項(xiàng)”,切換到“校對(duì)”選項(xiàng),單擊“自動(dòng)更正選項(xiàng)”彈出對(duì)話框(如圖7),取消選擇“自動(dòng)編號(hào)列表”即可。
圖7
5、圖片表格的添加序號(hào)
在文檔中如果有較多的圖片或表格,通常我們會(huì)依次加上圖1、圖2……表1、表2,為了便于后期增刪圖片后,圖片的序號(hào)能夠繼續(xù)保持連續(xù)性,最好通過(guò)題注功能自動(dòng)添加編號(hào)。
在插入的圖片上右擊選擇“插入題注”彈出對(duì)話框(如圖8),單擊“新建標(biāo)簽”按鈕輸入“圖”,單擊確定后會(huì)自動(dòng)生成題注:圖1,位置選擇“所在項(xiàng)目下方”,單擊“確定”按鈕即可在圖片下方添加圖片的編號(hào)圖1。在重新插入新的圖片后,只需要選中圖片后右擊選擇“插入題注”,單擊“確定”按鈕就會(huì)自動(dòng)插入編號(hào)圖2。對(duì)于表格,我們同樣可以使用插入題注,新建標(biāo)簽時(shí)輸入“表”即可。生成的編號(hào)會(huì)自動(dòng)放置在一個(gè)文本框中,在文本框中還可以添加簡(jiǎn)要的說(shuō)明。如果在已有圖片或表格的中心插入其它圖片或表格,添加題注后,序號(hào)會(huì)按順序重新排列。
圖8
6、段落中添加連續(xù)編號(hào)
有時(shí)我們需要在一個(gè)段落中添加多個(gè)連續(xù)的編號(hào)(如圖9),使用Word的自動(dòng)編號(hào)功能是無(wú)法實(shí)現(xiàn)的,借助Word的域代碼就能在段落中連續(xù)編號(hào)。
圖9
在段落開(kāi)始處,切換到“插入”選項(xiàng)卡,單擊“文檔部件”選擇“域”彈出對(duì)話框(如圖10),選擇“類(lèi)別”下“編號(hào)”,再選擇“ListNum”,然后在右側(cè)的“列表名稱”中選擇“LegalDefault”,最后單擊“確定”按鈕,即可添加數(shù)字編號(hào)“1.”。復(fù)制該域代碼至該段落中需要繼續(xù)編號(hào)的地方,則會(huì)自動(dòng)修改成“1.1.”。在新段落中復(fù)制粘貼域代碼,則會(huì)自動(dòng)生成“2.……2.1……2.2……”。
通過(guò)域代碼插入數(shù)字編號(hào)后,在后期進(jìn)行修改時(shí),如果刪除了其中某個(gè)編號(hào),其它的編號(hào)會(huì)自動(dòng)修改成連續(xù)數(shù)字,非常方便。
圖10
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