怎么顯示修改痕跡呢?
啟動(dòng)修訂功能
點(diǎn)擊菜單【工具】中的【修訂】功能,如果彈出工具欄【審閱】,表示啟動(dòng)成功;
未啟動(dòng)【修訂】功能;啟動(dòng)【修訂】功能;【審閱】工具欄;如下圖所示:
【修訂】設(shè)置成功后,增加或刪除的文字都會(huì)被記錄下來(lái)。
小帖士:通過(guò)郵件發(fā)送一份被【修訂】的文件,接收者會(huì)自動(dòng)進(jìn)入【修訂】狀態(tài);
明明白白看清修訂
修訂的內(nèi)容可以通過(guò)顏色、線形、作者、線框等進(jìn)行個(gè)性化顯示,點(diǎn)擊菜單【工具】中的【選項(xiàng)】,彈出【選項(xiàng)】對(duì)話框,點(diǎn)擊【修訂】如圖2:
小貼士:修訂的設(shè)置選項(xiàng)中包括許多內(nèi)容,但推薦大家僅對(duì)【批注框】中進(jìn)行設(shè)置;
在【批注框】區(qū)域選擇相應(yīng)的選項(xiàng),可以設(shè)置與批注相關(guān)的顯示格式。
例如:可以設(shè)置【批注框】的寬度,指定“氣泡”與其所修訂文字之間的連線,是否使用作者的縮寫(xiě)。如果不想在文檔中顯示批注框,則勾掉【使用批注框】;
例如:使用【批注框】的效果;如圖3:
如:不使用【批注框】的效果,如圖4:
修訂人的信息藏在“用戶信息”里,
修訂文件時(shí),可以顯示出修訂人的個(gè)人信息,這些信息如何添加呢?
點(diǎn)擊菜單【工具】中的選項(xiàng),彈出【用戶信息】選項(xiàng)卡,在【姓名】和【縮寫(xiě)】框中輸入個(gè)人的信息,如圖5,將來(lái)這些信息就會(huì)顯示在審批的文件中;
通過(guò)顯示狀態(tài)查看結(jié)果,
公文完成審核之后,一般來(lái)講文稿會(huì)返回給起草者進(jìn)行最后的整合。
在整合之前,我們可以先查看一下文稿的修訂情況。
點(diǎn)擊工具欄【審閱】最左側(cè)的下拉列表,選擇【顯示標(biāo)記的最終狀態(tài)】,可以看到帶修改標(biāo)注的修改后公文全貌;
點(diǎn)擊工具欄【審閱】最左側(cè)的下拉列表,選擇【最終狀態(tài)】,可以看到修改后公文全貌,如圖6:
接受或拒絕
經(jīng)過(guò)對(duì)公文修訂信息的查看,我們對(duì)如何取舍修訂意見(jiàn)已經(jīng)心中有數(shù),I現(xiàn)在進(jìn)行文稿的整合工作。
點(diǎn)擊工具欄【審閱】上按鈕【后一處修訂或批注】,定位到修訂位置,點(diǎn)擊【接收所選修訂】或者按鈕旁邊的箭頭,在彈出的下拉菜單中,可以選擇不同的接受方式;
點(diǎn)擊工具欄【審閱】上【后一處修訂或批注】,定位到修訂位置,點(diǎn)擊【拒絕所選修訂】或者按鈕旁邊的箭頭,在彈出的下拉菜單中,可以選擇不同的拒絕方式。
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