親密接觸Office 2007十大變化

   一、改變默認(rèn)格式

　　在安裝好Office 2007試用其組件發(fā)現(xiàn)，所有類型的文件默認(rèn)的存儲(chǔ)格式發(fā)生了變化。例如默認(rèn)的Word文檔格式由Doc變成了Docx、Excel表格由Xls變成了Xlsx，即在原默認(rèn)的擴(kuò)展名后加上x(chóng)。聯(lián)想到微軟的asp向.net網(wǎng)絡(luò)支持發(fā)展時(shí)，其擴(kuò)展名也是在后面加上x(chóng)變成aspx，或許這也驗(yàn)證了微軟在網(wǎng)絡(luò)上的雄心壯志。

　　當(dāng)然，如果我們想仍然使用原來(lái)的Doc格式，只需要打開(kāi)的“另存為”窗口下方的“保存類型”下拉菜單中選擇“Word 97-2003文檔即可”。

　　另外我們還發(fā)現(xiàn)，Word2007支持文件存儲(chǔ)為PDF格式，在“另存為”窗口下方的“保存類型”下拉菜單中直接選擇。這一功能同樣出現(xiàn)在Excel 2007之中，但是在PowerPoint 2007卻被拒之門(mén)外。

　　小提示：如果不想以默認(rèn)格式保存，用戶還可以單擊“另存為”按鈕后面的小箭頭，在其二級(jí)菜單中選擇存儲(chǔ)格式。

　　二、菜單欄變化

　　Office 2007給人的第一印象就是操作界面發(fā)生了巨變。除了變漂亮之外，窗口的內(nèi)容也以前也不一樣的。典型的表現(xiàn)就是傳統(tǒng)的文件、編輯、視圖、工具等菜單欄不變了，取而代之的是開(kāi)始、插入、頁(yè)面布局等標(biāo)簽欄，傳統(tǒng)的工具欄只有常用、格式，而這里單擊相應(yīng)的標(biāo)簽后即可顯示非常多的工具欄按鈕。仔細(xì)查閱這些工具欄按鈕，發(fā)現(xiàn)原來(lái)在Office 2003中菜單欄里的命令全部被放到這些工具欄上了。

　　功能命令顯示方式的改變，加上重新的分類，這就需要使用者重新適應(yīng)它的布局，找出其各個(gè)常用功能的位置。在筆者的使用中發(fā)現(xiàn)，常見(jiàn)的文字、段落格式所涉及到的命令主要包括在“開(kāi)始”標(biāo)簽里。在每一個(gè)功能標(biāo)簽里，又會(huì)分成多個(gè)區(qū)域，例如默認(rèn)在“開(kāi)始”標(biāo)簽中分為剪貼板、字體、段落、樣式等區(qū)域，在每個(gè)區(qū)域的下方顯示了其名稱，我們可以將其理解為Office 2003中的菜單命令。例如在“字體”區(qū)所提供的各個(gè)功能按鈕就和以前通過(guò)“格式”菜單下“字體”命令打開(kāi)的窗口功能相似，當(dāng)然如果你仍然想打開(kāi)字體設(shè)置菜單，只需要單擊“字體”區(qū)右側(cè)的向右下的箭頭按鈕即可，對(duì)于菜單窗口同樣如此。

　　另外所有的Office 2007組件中都提供了一個(gè)“文件”菜單，顯示在窗口的左上角，其圖標(biāo)就是Office 2007的Logo標(biāo)志。單擊此處即可顯示“文件”菜單，在這里放置了包括新建、打開(kāi)、另存為等使用頻率較高的命令。

　　三、高度方便的格式設(shè)置

　　在Office 2007之中，增強(qiáng)了功能按鈕，淡化了菜單窗口命令。這也是為提高工作效率所考慮的，畢竟單擊一個(gè)按鈕即可完成相應(yīng)的設(shè)置要比打開(kāi)專門(mén)的窗口進(jìn)行操作方便多了。

　　其次，在進(jìn)行格式設(shè)置時(shí)我們發(fā)現(xiàn)了Office 2007實(shí)現(xiàn)了真正的所見(jiàn)即所得的高度預(yù)覽功能。我們以進(jìn)行字體設(shè)置為例，選中要改變字體的文字，然后單擊“開(kāi)始”標(biāo)簽下的“字體”按鈕，這樣即會(huì)彈出可用的字體列表下拉菜單。此時(shí)移動(dòng)鼠標(biāo)到“黑體”上，你會(huì)發(fā)現(xiàn)選中的文字字體會(huì)被自動(dòng)預(yù)覽成“黑體”，移到“隸書(shū)”上，文字字體又被改成“隸體”，它會(huì)隨著你鼠標(biāo)放置的字體不同實(shí)時(shí)作出反應(yīng)，這樣用戶就可以隨時(shí)了解應(yīng)用的效果，如果滿意了單擊進(jìn)行確認(rèn)即可。
除此之外還提供了浮動(dòng)工具條進(jìn)行格式設(shè)置，選中欲格式化的內(nèi)容后鼠標(biāo)指尖處即會(huì)顯示一個(gè)半透明的浮動(dòng)工具條，將鼠標(biāo)移到該工具條上即會(huì)發(fā)現(xiàn)上面集成了常見(jiàn)的格式設(shè)置按鈕，可以滿意大部分用戶的需求。

　　四、自定義快速訪問(wèn)工具欄

　　由于Office 2007的功能按鈕與以前大不一樣，這樣用戶一下子很難找到相應(yīng)的命令。對(duì)此，Office 2007提供了快速訪問(wèn)工具欄的功能?？焖僭L問(wèn)工具欄顯示在左上角“文件”按鈕右側(cè)，不過(guò)默認(rèn)只提供保存、撤消、打印等有限的功能，對(duì)此我們可以將一些常用的命令添加到快速訪問(wèn)工具欄中。

　　右擊“文件”按鈕的Logo圖標(biāo)，在彈出的菜單中選擇“自定義快速訪問(wèn)工具欄”命令（圖5），這樣即會(huì)打開(kāi)“Word選項(xiàng)”窗口，并自定定位在“自定義”標(biāo)簽。此時(shí)用戶只需要從中間的命令列表中選擇使用頻率較高的命令，然后單擊“添加”按鈕將其添加到快速訪問(wèn)工具欄之中。

　　除此之外我們還可以直接在每個(gè)命令按鈕上右擊，在彈出的菜單中選擇“添加到快速訪問(wèn)工具欄”命令來(lái)快速添加。用戶也可以直接右擊快速訪問(wèn)工具欄按鈕，在彈出的菜單中選擇“將快速訪問(wèn)工具欄放在功能區(qū)下方”。

　　在Office 2007之中，用戶還可以自定義任意功能的快捷鍵。單擊上述打開(kāi)的“Word選項(xiàng)”窗口下方的“自定義”按鈕，在打開(kāi)的“自定義鍵盤(pán)”窗口左側(cè)選擇命令類別，在右側(cè)選擇具體的命令，由于命令是英文顯示，大家可以查看左下角說(shuō)明區(qū)的功能提示即可。找到要自定義的功能命令后，將鼠標(biāo)在“請(qǐng)按新快捷鍵”輸入框中單擊，然后按下鍵盤(pán)上的快捷鍵，再單擊“指定”按鈕即可。

　　需要注意的是，在指定快捷鍵時(shí)應(yīng)避免與程序本身自帶的快捷鍵沖突。若出現(xiàn)相同的，則按下快捷鍵時(shí)將執(zhí)行自定義所指定的命令。

　　五、選擇相似格式文本

　　在進(jìn)行格式設(shè)置時(shí)都需要選中格式的對(duì)象。在實(shí)際的操作過(guò)程中經(jīng)常碰到這樣一個(gè)問(wèn)題：有多個(gè)不連續(xù)的區(qū)域需要進(jìn)行相同的格式設(shè)置。例如現(xiàn)在每個(gè)段落的標(biāo)題被設(shè)為四號(hào)字、黑體，現(xiàn)在要將其改為宋體加粗顯示，對(duì)此一般只能分別進(jìn)行，或者先設(shè)置一個(gè)段落標(biāo)題然后再使用格式刷命令來(lái)快速粘貼格式。而在Word 2007中大可不必這樣麻煩，用戶只需要選中某個(gè)段落標(biāo)題并右擊，在彈出的菜單中選持“選擇相似格式的文本”命令，這樣與選中文字擁有相同格式的文字將被全部選中，此時(shí)再進(jìn)行格式修改將可以應(yīng)用到所有被選中的區(qū)域。

　　同樣我們還可以將設(shè)置好的格式快速添加為樣式，以便以編輯其它文檔時(shí)快速應(yīng)用。選中要添加為樣式的文本并右擊，在彈出的菜單中選擇“將所選內(nèi)容保存為新快速樣式”命令，這樣即可打開(kāi)“根據(jù)格式設(shè)置創(chuàng)建新樣式”窗口，輸入樣式名稱單擊“確定”按鈕即可完成創(chuàng)建。

　　六、無(wú)處不在的幫助

　　Office 2007的操作提示功能得到了進(jìn)一步的強(qiáng)化，利用其幫助提示即使是新手也能夠很好的進(jìn)行各項(xiàng)操作。

　　其幫助的便攜性首先表現(xiàn)在功能的提示信息上，當(dāng)我們把鼠標(biāo)移到窗口上方功能區(qū)的任意一個(gè)按鈕上，即會(huì)顯示非常詳細(xì)的功能介紹，這些功能介紹非常形象，能夠讓初學(xué)者一目了然的掌握其應(yīng)用的效果，而不是像Office 2003中簡(jiǎn)單的按鈕名稱。

　　對(duì)于命令右側(cè)有一個(gè)右下箭頭的圖標(biāo)時(shí)，你只要把鼠標(biāo)移到該圖標(biāo)上稍候片刻，就可以顯示其能夠打開(kāi)的窗口縮略圖，這樣帖心的提示對(duì)于初學(xué)者來(lái)說(shuō)將非常有益。

　　七、實(shí)用的狀態(tài)欄

　　筆者在試用Office 2007時(shí)，曾在論壇上發(fā)現(xiàn)一個(gè)帖子詢問(wèn)如何統(tǒng)計(jì)Word 2007中字?jǐn)?shù)。因?yàn)橐郧翱梢灾苯釉凇肮ぞ摺辈藛沃袉螕簟白謹(jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)”命令即可完成。而Word 2007中卻沒(méi)有了這樣的功能。

　　經(jīng)過(guò)仔細(xì)查找，原來(lái)Office 2007將與文檔相關(guān)的一些信息放置在了狀態(tài)欄上。在狀態(tài)欄空白位置上右擊，從其彈出的菜單中可以看到里面包括了頁(yè)碼、行、列、字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)、修訂、改寫(xiě)、縮放等數(shù)十項(xiàng)功能，選中相應(yīng)的功能后即可從狀態(tài)欄上進(jìn)行查看。例如字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)不僅可以顯示全文字?jǐn)?shù)，如果要統(tǒng)計(jì)部分區(qū)域的字?jǐn)?shù)，只需要將其選中然后這樣字?jǐn)?shù)即會(huì)顯示以“選中的字?jǐn)?shù)/總字?jǐn)?shù)”的方式顯示?？梢哉f(shuō)，狀態(tài)欄是Office 2007作出重大改變的另一地方。

　　八、好看的主題風(fēng)格

　　在Office 2007之前，界面一直都是白底黑字，為了滿足個(gè)性化的需求，滿足不同用戶的審美觀和操作習(xí)慣，在Office 2007中提供了頁(yè)面主題功能。用戶可以自由選擇內(nèi)置的主題或定制自己的顯示風(fēng)格。

　　切換到“頁(yè)面布局”標(biāo)簽，單擊功能區(qū)左側(cè)的“主題”按鈕打開(kāi)其下拉菜單，可以看到內(nèi)置的幾十套風(fēng)格不同的主題效果，單擊相應(yīng)的主題即可立刻應(yīng)用。如果用戶對(duì)內(nèi)置的效果不太滿意，那么還可以通過(guò)主題按鈕右側(cè)的顏色、字體和效果按鈕進(jìn)行相應(yīng)的修改。

　　九、與眾不同的快捷鍵

　　或許大家說(shuō)，Office 2007是一款迎合菜鳥(niǎo)的作品，其帖心的幫助、方便的格式設(shè)置與高手無(wú)關(guān)，因?yàn)楦呤謧冞M(jìn)行操作常常是直接使用快捷鍵來(lái)完成的。而在Office 2007中在任何一個(gè)菜單、按鈕處都無(wú)法看到對(duì)應(yīng)的快捷鍵了。

　　其實(shí)并非如此，在Office 2007中為每一個(gè)功能都提供了相應(yīng)的快捷鍵操作，只不過(guò)其顯示方式比較特殊一些。要進(jìn)行鍵盤(pán)操作時(shí)首先按下“Alt”鍵，你會(huì)發(fā)現(xiàn)窗口最上方的開(kāi)始、插入、頁(yè)面布局等標(biāo)簽名稱處會(huì)顯示出相應(yīng)的字母，不錯(cuò)這些字母就是對(duì)應(yīng)的快捷鍵。根據(jù)提示再按下相應(yīng)的字母，例如“頁(yè)面布局”為“L”，按下鍵盤(pán)上的“L”后顯示“頁(yè)面布局”下功能區(qū)各個(gè)按鈕的快捷鍵，按下這些快捷鍵即可完成相應(yīng)操作了。

　　十、智能的格式標(biāo)簽

　　相信大家到現(xiàn)在或許能夠發(fā)現(xiàn)一個(gè)問(wèn)題，那就是圖片、表格這些格式操作在哪兒能夠完成呢？因?yàn)榉檎麄€(gè)功能區(qū)也找不到相應(yīng)的命令。

　　這是因?yàn)镺ffice 2007對(duì)各個(gè)命令標(biāo)簽進(jìn)行了優(yōu)化，不無(wú)關(guān)的命令隱藏了起來(lái)。為了驗(yàn)證這一點(diǎn)，我們可以切換到“插入”標(biāo)簽，單擊“Picture”插入一張圖片，選中插入的圖片，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)窗口上方多出了一個(gè)“圖片工具”標(biāo)簽，并且其下方顯示了“格式”功能區(qū)，通過(guò)功能區(qū)的各個(gè)按鈕即可對(duì)圖片進(jìn)行各種操作了。

    同樣的道理，我們可以插入一個(gè)表格，然后選中表格后即會(huì)顯示“表格工具”標(biāo)簽，下面包含設(shè)計(jì)和版式兩大功能區(qū)，通過(guò)這些功能區(qū)即可進(jìn)行相應(yīng)的操作。